Contrat à caractère itinérant de travail. Dépenses remboursables

Alexander Malyutin, consultant en faillite

Nadezhda Mokhnataya, avocate générale, MKPTs Auditing Company

Le montant et les modalités de remboursement des frais sont fixés par une convention collective, des accords, des règlements locaux ou un contrat de travail ().

La législation actuelle ne prévoit pas de liste de documents confirmant les dépenses de l'employé. Un employé peut confirmer les dépenses de voyage avec des billets de voyage, des reçus, des chèques d'essence. La loi n'établit pas d'autres compensations pour le caractère itinérant du travail, en plus du remboursement des dépenses du salarié, cependant, des compléments de salaire supplémentaires pour le caractère itinérant du travail peuvent être prévus séparément par une convention collective, un règlement local ou un contrat de travail avec un employé.

Il y a un certain nombre d'avantages à établir une nature itinérante du travail pour un employé. La gestion des déplacements des collaborateurs est réduite : il n'est pas nécessaire d'émettre un ordre pour chaque déplacement professionnel. Suivi du temps et paie simplifiés. En cas d'enregistrement de voyages comme voyage d'affaires, l'employeur est tenu de payer le salaire moyen à l'employé pour les jours où l'employé est en voyage d'affaires. En raison de la nature itinérante du travail, l'employé reçoit salaire officiel et les compléments de rémunération, s'ils sont établis par le contrat de travail.

Natalia Tikhonenko, directrice exécutive du service financier QOOD.

Les dépenses remboursées par l'employeur ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu personnes et les primes d'assurance fonds hors budget. Cependant, pour que les inspecteurs n'aient aucun doute sur le caractère compensatoire des paiements, il est préférable que toutes les dépenses soient documentées.

Comme documents confirmant le caractère productif des déplacements, des déplacements (destinations, objectifs), vous pouvez utiliser les carnets de voyage, les feuilles de route, etc. De plus, l'employé doit conserver tous les chèques, reçus, billets de voyage, autres pièces justificatives et rapporter les coûts réels.

La nature itinérante du travail dans la législation du travail russe est plutôt mal divulguée. Dans le même temps, dans la pratique, les employeurs doivent souvent conclure des contrats de travail assortis d'une telle condition. Comment ne pas violer les droits de l'employé et quelles nuances prendre en compte, nous le dirons dans l'article.

Quelle est la nature itinérante du travail ?

La nature itinérante du travail (Code du travail de la Fédération de Russie) est la mise en œuvre par un employé à temps plein d'une organisation de sa fonction de travail non sur un lieu de travail fixe ou non sur le territoire de l'employeur. Cependant, dans le même temps, un déplacement constant vers des objets situés à une distance considérable du lieu de l'entreprise devrait laisser à l'employé la possibilité de retourner quotidiennement au lieu de résidence.

Code du travail La Fédération de Russie ne contient pas d'article spécial répondant à la question: quelle est la nature itinérante du travail, qu'est-ce que cela signifie, peut être compris à partir de certains règlements départementaux et des clarifications de Rostrud. En particulier, il est nécessaire de différencier ces activités de :

• voyage d'affaire;
• activités réalisées en cours de route;
• activités mobiles.

Dès le premier point, ces conditions d'activité se distinguent par des déplacements professionnels réguliers uniquement à l'intérieur de la (des) zone(s) de service avec la possibilité de rentrer chez eux quotidiennement. Rostrud a rappelé que les voyages d'affaires des employés ayant des activités de déplacement ne peuvent être reconnus comme des voyages d'affaires en raison de article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie. Dans une lettre datée du 12.12.2013 N 4209-TZV, les fonctionnaires ont indiqué que les voyages d'affaires sont temporaires et limités à une certaine période, mais que les activités liées aux voyages doivent être permanentes.

En ce qui concerne la nature mobile du travail, le règlement sur le paiement des indemnités associées à la nature mobile et itinérante dans la construction (approuvé par le décret du Comité d'État du travail de l'URSS et du secrétariat du Conseil central des syndicats de toute l'Union du 06 /01/1989 N 169/10-87) dit que si les travailleurs effectuent des travaux sur des objets situés à une distance considérable de l'emplacement permanent de leur entreprise, et vivent effectivement à proximité de ces objets jusqu'à la fin des processus de travail sur eux, puis se déplacent à un autre objet, il s'agit alors d'une méthode mobile ou rotationnelle. Il peut s'agir de géologues, de constructeurs, d'installateurs, de poseurs de canalisations, etc.

Il est également important de bien différencier le travail en déplacement. Elle est réalisée par des salariés impliqués dans le processus de déplacement véhicule. Ce sont notamment :

• hôtesses de l'air;
• conducteurs;
• conducteurs dans les transports publics;
• Conducteurs transport public;
• marins;
• etc.

Comment organiser la nature itinérante du travail

Le droit de déterminer et d'approuver la liste des postes qui travailleront en dehors du siège de l'entreprise est accordé par la législation du travail à la direction de l'organisation employeur. Pour ce faire, vous pouvez approuver une disposition distincte, ou vous pouvez simplement approuver ces fonctions dans recrutement sur la base d'une commande. Après tout, aucun article spécial du Code du travail de la Fédération de Russie ne réglemente une telle procédure. L'essentiel est de se conformer article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, à savoir : fixer dans le texte du contrat de travail du salarié pendant son emploi les conditions qui déterminent exactement comment il travaillera. Et si le mode de son activité sera établi en dehors de l'entreprise, cela doit être indiqué dans le contrat.

Dans le cas où, au cours de l'emploi, le caractère itinérant de l'activité d'une personne est indiqué, l'employeur ne peut pas équiper un poste de travail fixe. Par conséquent, il est souhaitable d'inscrire cela également dans la convention collective, mais cela a ses propres difficultés. Après tout, apporter des modifications à la convention collective nécessite le respect d'une certaine procédure, si ces questions n'ont pas été précisées lors de sa signature initiale. Cet ordre d'exécution des fonctions de travail peut être pleinement reflété dans une disposition spéciale, qui peut être modifiée en fonction des besoins de l'organisation. La liste même des postes d'employés qui seront sur la route peut être approuvée par une ordonnance distincte du chef, et dans le règlement, il est détaillé de prescrire la procédure de remboursement de ces employés pour leurs dépenses et d'établir des formulaires de documents permettant de tenir des registres . Un exemple de disposition sur la nature itinérante du travail (2017) pourrait ressembler à ceci :

Particulièrement condition importante est la consolidation dans la position de la liste des emplois, professions, postes qui ont un tel ordre d'activité. Une telle exigence est expressément inscrite dans la partie 2 Article 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Ce ne sont là que quelques-unes des dispositions du document, version complète téléchargeable en fin d'article.

Assurez-vous d'indiquer les voies d'évitement dans les descriptions d'emploi ou d'autres documents définissant l'éventail des fonctions des employés. Aussi bien les arrêtés que les règlements, et plus encore les descriptions de poste, doivent être portés à toutes les parties intéressées sous signature, tel que défini dans article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie. Fixation détaillée des conditions d'activité dans les locaux règlements minimise les risques de litiges entre salariés et employeurs et, s'ils surviennent, permet de les résoudre rapidement en faveur de l'employeur dans le cadre des normes légales en matière de déplacements professionnels.

Pour qui ce travail convient, et pour qui il n'est pas

Je dois dire que presque tous les citoyens peuvent travailler sans lieu de travail fixe s'ils y consentent et s'ils ont signé un contrat de travail. Après tout, les fonctions qu'ils peuvent exercer en dehors du site de l'organisation peuvent être quelconques: par exemple, un coursier peut livrer des marchandises et un représentant commercial peut conclure des accords de coopération. Par conséquent, même les adolescents et les femmes peuvent travailler dans de telles conditions. Il n'y a pas de conditions particulières à cet égard dans la législation.

Comment conclure un contrat

Il existe deux types de conditions à inclure dans un contrat de travail :

1. Obligatoire.
2. Supplémentaire.

La condition du caractère itinérant du travail est obligatoire. Par conséquent, la partie 2 de l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie indique directement que le contrat doit nécessairement contenir une indication de la nature itinérante du travail, s'il est fourni par l'employeur pour ce poste. Il est souhaitable d'indiquer clairement dans le contrat le territoire à l'intérieur duquel le travail sera considéré comme voyageant. Ce pourrait être la ville elle-même ou municipalité où se trouve l'entreprise et la région environnante. Et bien que le salarié doive pouvoir rentrer quotidiennement chez lui, la loi n'interdit pas l'établissement d'un tel territoire sur l'ensemble du Fédération Russe. De plus, la législation permet de ne pas du tout indiquer un tel territoire dans le contrat, cependant, son indication protégera l'employeur de la reconnaissance d'un voyage d'affaires. voyage d'affaires en cas de questions des organismes de contrôle, par exemple, au remboursement des frais. Le libellé d'un contrat de travail pourrait ressembler à ceci :

L'employé est établi la nature itinérante du travail avec le territoire des voies d'évitement - la ville de Moscou et la région de Moscou.

Il est nécessaire de l'inscrire dans la rubrique "Objet du contrat":

La version complète du contrat de travail à remplir est téléchargeable en fin d'article.

De plus, il est souhaitable que l'employeur tienne un carnet de voyage spécial ou des feuilles de route. Ces documents vous permettront de contrôler rapidement tous les mouvements officiels d'employés et de confirmer leur opportunité en cas d'audit.

La procédure de comptabilisation du travail de déplacement et de rémunération des employés

Pour éviter d'éventuels malentendus, il est préférable de prescrire le montant et la procédure de remboursement des dépenses des employés directement dans le règlement ou d'autres règlements internes. Étant donné que dans ce cas, l'employeur n'a pas à délivrer de documents de voyage et à verser des indemnités journalières, il doit tenir compte correctement des heures travaillées. À ces fins, une feuille de temps régulière peut être utilisée. Dans ce document, les périodes de voyage officiel doivent être notées comme temps de travail. En effet, ces employés reçoivent généralement le salaire officiel habituel, ainsi que des paiements supplémentaires, s'ils sont établis par le contrat de travail (partie 1 De l'art. 129 du Code du travail de la Fédération de Russie, De l'art. 149 du Code du travail de la Fédération de Russie). De plus, en vertu de l'article 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'entreprise est tenue de compenser les nombreuses dépenses de ces employés :

• le long du chemin;
• logement;
• besoins alimentaires et autres convenus avec l'employeur.

Toutes les dépenses doivent être documentées (chèques, reçus, billets, etc.), mais il n'y a pas d'exigences claires à cet égard dans la NLA. Par conséquent, une procédure simplifiée de déclaration de voyage pourrait être établie pour ces employés. Par exemple, il pourrait s'agir d'un rapport une fois par semaine ou même par mois.

Outre le remboursement des frais du salarié, la législation ne prévoit pas d'autres compensations pour le caractère itinérant du travail. Dans le même temps, les dépenses indemnisées ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance.

Souvent, les employés de certaines organisations sont obligés de voyager pour affaires dans le cadre de l'exécution devoirs . Ceci s'applique aux représentants commerciaux, ingénieurs de service, coursiers, chauffeurs et autres employés.

Le code du travail prévoit deux définitions ces voyages sont des voyages d'affaires et la nature itinérante du travail. Il s'agira du deuxième concept.

Actes législatifs pour 2018

Pour étudier la législation relative au caractère itinérant du travail (ci-après dénommé RHR), vous devez vous référer à certains documents.

• Décret du Comité d'État du travail «portant approbation de la disposition relative au paiement des indemnités aux personnes ayant un travail itinérant»;
• Arrêté "Sur l'organisation et l'enregistrement des voyages d'affaires" ;
• Ordonnance du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie "sur l'organisation de voyages d'affaires pour les employés du ministère de l'Intérieur".

Selon la définition générale, ces salariés peuvent comprendre les personnes qui se déplacent régulièrement sur le territoire de service, ainsi que les salariés qui exercent des fonctions de travail dans longue distance du bureau de l'entreprise.

À propos de quelles professions se réfèrent à ce terme, dans la législation des restrictions pas disponible.

Définition et caractérisation

Le caractère itinérant du travail est type d'emploi, ce qui implique des déplacements réguliers vers d'autres colonies. Pour comprendre ses différences avec de simples voyages d'affaires, vous devez considérer plusieurs aspects.

1. Dans le cas d'un voyage d'affaires, les déplacements sont épisodiques, alors que dans le cas de RHR, le travail est associé à des déplacements d'affaires constants.
2. Si nous considérons la nature du travail, alors dans le RHR nous parlons de l'exécution des fonctions de travail, et, partant en voyage d'affaires, le spécialiste ne remplit que l'ordre de son employeur.
3. Quant au paiement, dans la situation considérée, il est assuré sur la base d'un contrat de travail sur salaire, taux tarifaire et d'autres fonctionnalités. Dans le cas d'un voyage d'affaires, le montant du salaire moyen est versé.
4. Le flux de documents dans le cadre du travail itinérant peut être établi strictement sur ordre de l'employeur. Si nous parlons d'un voyage d'affaires, l'établissement d'une commande est un élément obligatoire.
5. Les méthodes de paiement varient également. Avec RHR, leur retour s'effectue selon les documents fournis et par le biais de l'indemnité établie. Et pour les voyages d'affaires - uniquement sur la base de la documentation fournie.

Si l'organisation emploie des employés qui voyagent tout le temps quelque part, l'employeur se fixe généralement tâches multiples:

• la consolidation de ce type de relations de travail dans le cadre d'un contrat de travail ;
• indemnisation des salariés pour les dépenses conformément aux dispositions légales.

Ainsi, il y a quelques différences entre les concepts considérés, et il est important de les prendre en compte.

Comment conclure un contrat de travail

Selon l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, les procédures de remboursement des frais associés aux voyages d'affaires, ainsi que les listes de postes, sont établies dans le cadre d'une convention collective.

Pour éviter que les organismes de contrôle ne posent des questions inutiles sur la comptabilité analytique, il est recommandé de fournir quelques nuances:

• refléter certaines conditions liées à la nature itinérante du travail, cela doit être fait dans le contrat de travail (comme en témoignent les dispositions de l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• approuver une liste de processus de travail, ainsi que des professions à caractère itinérant, en le faisant dans le cadre d'une convention collective;
• établir une procédure stricte dans le cadre de laquelle les preuves documentaires de voyage ont lieu ;
• décrire les montants et les modalités de versement des indemnités.

Au total, dans le flux de travail, il y a quelques pas par le salarié et l'employeur.

1. Élaboration et approbation des dispositions relatives à la nature itinérante du travail.
2. Fixation RHR dans le cadre d'un contrat de travail.
3. Délivrance de l'arrêté relatif à la création de RHR.

Dans le même temps, l'employeur décide indépendamment quel employé travaillera selon ce régime et lequel remplira ses fonctions officielles dans des conditions stationnaires.

Avantages et inconvénients pour l'employé et l'employeur

Pour un employé, il y a de nombreux avantages ce mode de fonctionnement :

• la capacité de voyager dans différentes villes et pays;
• rétention de taille les salaires et les primes ;
• couvrir toutes les dépenses liées à l'exécution des tâches professionnelles;
• renforcer la forme physique et la stabilité morale.

Avoir aussi un certain nombre d'inconvénients dont il faut tenir compte :

• certaines charges physiques associées à des déplacements constants ;
• manque de vie personnelle et de temps pour créer une famille et une vie;
• incapacité à gérer son temps personnel.

Pour l'employeur, RHR est également accompagné certains points positifs et négatifs. Pour plus inclure les fonctionnalités suivantes :

• la capacité de déléguer des pouvoirs aux employés ;
• élargissement de la géographie d'activité.

Si vous étudiez les moins, ils se présentent sous les aspects suivants :

• l'impossibilité d'un contrôle total du flux de travail ;
• coûts élevés pour la mise en œuvre des fonctions officielles par l'employé.

Il y a du positif et du négatif des deux côtés. Par conséquent, avant de postuler à un tel poste (ou d'organiser un employé), il est nécessaire bien peser le pour et le contre.

Remboursement et indemnités

Selon l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, les employés qui occupent un tel poste, tous les frais liés au voyage sont remboursés. Pour simplifier le flux de travail, l'employeur ne rembourse pas une partie des dépenses documentées, mais une indemnité forfaitaire est délivrée, dont le montant est indiqué dans la réglementation locale (LNA).

Pour décider de la méthode à utiliser, l'employeur Des documents supplémentaires doivent être pris en compte. ce qui entraîne une augmentation des coûts.

Options de remboursement des coûts:

1. Retour selon documents. Cette option implique le remboursement aux salariés des dépenses qu'ils ont effectivement engagées. Le plus souvent, cette option d'interaction est pertinente dans le cas de longs déplacements professionnels.
2. Établissement d'une allocation appropriée. Cette option est utilisée lorsqu'un salarié part en déplacement professionnel dans la même localité et est confronté à des dépenses prévisibles et prévisibles. Dans la législation ce document n'a pas de taille clairement définie, il est donc considéré dans le cadre de la LNA.
3. Méthode de retour combiné. Selon de nombreux experts, le moyen le plus sûr de récupérer les coûts est option combinée. C'est-à-dire que la compensation d'une partie des frais sur la base de pièces justificatives est implicite, et le reste est remboursé par une indemnité journalière. Comme le montre la pratique, c'est cette possibilité d'indemnisation qui respecte pleinement les dispositions de l'article 168.

Chaque employeur tout seul choisit l'ordre dans lequel le remboursement de toutes les dépenses aura lieu.

Position et ordre de l'échantillon

Pour simplifier la réglementation des processus de travail associés à la nature itinérante du travail, il est prévu provision SPECIALE qui est établi par la loi. Il contient quelques incontournables:

1. Nom, date, ville (lieu réel de détention). Il n'y a rien de compliqué ici, et il est donc écrit "Règlement sur ...".
2. Le premier alinéa est suivi d'un ensemble de dispositions générales. Ils portent sur des aspects tels que la liste des postes liés au RHR, les fonctions des employés et d'autres nuances.
3. De plus, on parle d'employés qui occupent constamment des postes de nature itinérante. Nous parlons ici des dispositions sur la base desquelles les employés avec RHR sont déterminés, d'autres points qui les concernent.
4. Le troisième paragraphe contient des informations sur les voyages d'affaires de ces employés. Il contient les commandes de points et d'itinéraires, ainsi qu'une indication de données détaillées sur le processus de réalisation des obligations de travail.
5. Ceci est suivi d'une section qui contient des garanties et une compensation pour tous les employés. Il affiche les conditions et les motifs sur la base desquels le remboursement est effectué.
6. Après cela, les montants et les procédures sont déterminés, sur la base desquels les dépenses sont remboursées. Il s'agit de choisir l'option de restitution de l'argent et des procédures.
7. Dispositions finales contenant certaines conclusions et résultats.
8. Liste des professions qui travaillent sur RHR. Les informations suivantes concernent l'auteur de la disposition et sa signature.

Le poste est universel pour de nombreuses entreprises et ajusté par les employeurs au besoin.

Quelle conclusion peut-on tirer

Ainsi, RHR est un tel processus d'organisation du travail, dans lequel un employé est obligé de voyager constamment entre les villes et les pays pour exercer directement ses fonctions.

Ce concept ne doit pas être confondu avec un voyage d'affaires régulier, car il n'y a presque rien en commun entre eux (différents objectifs, tâches, activités réalisées). La réglementation RHR permet aux employeurs et aux employés de créer des relations fiables à long terme à tous les niveaux d'interaction.

Des informations complètes sur la nature itinérante du travail sont présentées dans cette vidéo.

Les processus métier impliquent des activités diversifiées. Tous les types de travail dans l'entreprise ne sont pas effectués directement à la machine ou au bureau. Construction, commerce et procédés de fabrication impliquent les activités de certains employés d'une manière éloignée du bureau. Si la partie technique du travail peut être facilement organisée en utilisant les moyens de communication et de coordination du bureau, la partie juridique et fiscale doit être organisée dans la mesure du possible conformément aux exigences de la loi. Tout écart par rapport aux exigences menace d'amendes et d'autres coûts inutiles.

La nature itinérante du travail - qu'est-ce que cela signifie ?

La relation entre un employé et un employeur est régie par le Code du travail de la Fédération de Russie. Il décrit la procédure d'inscription d'un employé au service du personnel, ses droits, obligations et autres dispositions. Le travail impliquant des déplacements fréquents revêt une importance pratique. Dans la législation de 2018, une formulation similaire dans forme directe non. Cependant, de nombreuses entreprises de l'État ont des employés dont les tâches ne sont pas liées à un lieu spécifique et qui ont un caractère itinérant.

Informations Complémentaires

En 2018, le service du personnel de l'entreprise devrait enregistrer ces employés, en tenant compte de leurs conditions de travail et dans le cadre de la loi. L'inspection du travail contrôle l'exactitude de l'enregistrement des travailleurs ayant un caractère itinérant de travail dans l'État, ainsi que le respect de leurs droits. En cas d'infraction, le salarié peut porter plainte et l'entreprise risque d'être sanctionnée. De ce point de vue, il est important qu'un employé dont le travail est itinérant reçoive en temps opportun le remboursement de ses dépenses, indemnités, primes et autres paiements supplémentaires.

Quel genre de travail itinérant?

Il n'y a pas de liste prête de travail itinérant conformément à la législation. La raison réside dans les spécificités de chaque type d'activité de terrain. Par exemple, un avocat peut s'asseoir au bureau un jour et le lendemain, il peut se déplacer dans les tribunaux et les enquêtes. Ou une autre option, la nounou peut travailler toute la journée dans Jardin d'enfants ou rentrez chez vous. Dans ce scénario, l'employeur ou le responsable du personnel détermine déjà indépendamment quel travail est classé comme déplacement. La liste de ces travaux dans le flux de documents interne de l'entreprise doit être fixée par un acte réglementaire spécial de l'entreprise. Ce sont les exigences de l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie.

De plus, les conditions de départ en 2018 doivent être reflétées dans le contrat de travail et la fiche de poste du salarié. Mais si l'employé a d'abord travaillé à un emploi local, puis transféré à un poste sur le terrain, un accord supplémentaire reflétant ce fait est joint au contrat de travail.

Il y a des types de travail évidents où il n'y a pas de dilemme : les chercheurs phénomène naturel, agents commerciaux, livreurs de marchandises, spécialistes de l'immobilier. Leurs activités impliquent un mouvement constant.

IMPORTANT

Il convient de garder à l'esprit que l'exécution d'un contrat de travail en 2018 avec des écarts par rapport aux normes de la loi entraîne une sanction financière sous forme d'amendes. Par exemple, si une infraction est commise par un fonctionnaire, il est passible d'une amende de 20 000 roubles, avec entrepreneur individuel- 10 mille roubles. MAIS entités juridiques perdre 100 000 roubles de leur propre argent. La violation répétée du TC entraîne une double augmentation des amendes et la disqualification. officiel jusqu'à 3 ans.

Inscription au code du travail

Informations Complémentaires

L'absence d'une description de poste unique est due au fait que la catégorie des travailleurs itinérants comprend une variété de spécialistes: du coursier au chercheur de phénomènes naturels. En conséquence, les types de travaux effectués diffèrent également.

Les dispositions de base sur les descriptions de poste stipulent que l'employeur est tenu de fournir à l'employé tous les outils et matériels de travail nécessaires. L'employé, à son tour, est responsable de la sécurité des équipements de travail. En cas de bris ou de perte, vous devez immédiatement en informer votre supérieur immédiat.

Noter

L'exigence fondamentale est d'assurer des conditions de travail sûres pour l'employé. Le travail itinérant ne fait pas exception. Une catégorie spéciale comprend les employés du service d'encaissement, en supposant une augmentation responsabilité. Dans ce cas, l'employeur est tenu de fournir aux employés des équipements de sécurité tels que des gilets pare-balles et des armes de service. Les employés qui se voient attribuer des armes de service sont entièrement responsables de leur utilisation.

Paiements et indemnités supplémentaires

Les majorations et indemnités pour déplacements professionnels en 2018 n'impliquent pas de dispositions particulières dans la loi. Tout le pouvoir est entre les mains de l'employeur et il a le droit de réglementer la question des salaires, en la fixant dans les documents réglementaires internes de l'entreprise.

En pratique, cela se produit lorsque le travail itinérant est payé à l'heure. Dans de tels cas, pour l'exactitude de la comptabilité d'exercice, vous devez régulièrement prendre des notes dans le calendrier comptable.

A noter en particulier le remboursement des frais. Selon l'article 168.1, une liste des dépenses à rembourser par l'employeur a été établie. C'est le suivant :

• Frais de voyage, si propre moyen de transport, puis paiements supplémentaires pour le carburant et les lubrifiants ;
• Logement locatif ou hébergement hôtelier ;
• Paiements quotidiens ;
• Engager des tiers pour aider à des fins professionnelles ;
• Autres dépenses liées aux fonctions officielles de l'employé.

Il convient de garder à l'esprit que les dépenses hors personnel telles que la participation de tiers ou, par exemple, les frais de représentation doivent être convenues à l'avance avec la direction. La liste exacte et la procédure de remboursement sont reflétées dans le flux interne de documents.

En 2018, deux modes de rémunération sont distingués :

• sous forme d'une indemnité au salaire de base ;
• sur la base de la note de frais de l'employé, qui comprend tous les chèques et reçus de dépenses.

Enregistrement des frais de déplacement nature du travail

Les dépenses des employés en déplacement doivent être justifiées par des documents pertinents. De plus, le flux de documents implique également une certaine liste de documents sur la base desquels ces frais sont remboursés. Ces documents comprennent :

• un contrat collectif de travail, qui doit préciser les obligations de l'employeur de rembourser les dépenses engagées par le salarié ;
• les accords de travail signés et leurs annexes, indiquant le fait de la nature itinérante du travail ;
• documents réglementaires internes de l'entreprise, qui définissent la liste des travailleurs itinérants, leurs fonctions, le montant des dépenses et les modalités de leur rémunération, ainsi que d'autres informations.

Si tous les documents sont rédigés correctement, les représentants de l'inspection du travail et d'autres fonds n'auront aucune réclamation concernant la légalité des interactions de travail entre l'employeur et l'employé.

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La différence entre un travail itinérant et un voyage d'affaires

Comme nous l'avons déjà découvert, la nature itinérante du travail n'appartient pas à la catégorie d'un voyage d'affaires, mais implique l'exécution de tâches de travail sans être liée à un lieu spécifique. Un préalable en 2018 est l'indication dans le contrat de travail ou dans une annexe de celui-ci d'une telle disposition. Si les deux ne sont pas disponibles, un voyage dans une autre région peut être qualifié de voyage d'affaires. Dans ce cas, des documents internes tels que :

• feuille de route ;
• lettre de voiture ;
• tâche quotidienne.

Ces documents décrivent le but du voyage, les dates et les dépenses. Le salarié est tenu de conserver ces documents, car un procès-verbal en est dressé devant le service comptable. Si les frais de voyage sont payés à l'avance en espèces, tous les reçus et chèques doivent être joints au rapport final.

Nuances

Les relations de travail entre l'employeur et les employés, dont l'exercice des fonctions officielles est associée à des voyages continus, sont régies par des articles et le Code du travail de la Fédération de Russie. Ces normes visent à définir la principale forme de réglementation du processus de travail. Design d'intérieur et d'autres nuances sont prévues pour le choix de l'employeur et de l'employé. Ici, la seule condition importante est la nécessité de déterminer la nature du travail dans le flux de travail interne.

Le Code du travail de la Fédération de Russie ne contient pas un grand nombre contradictions et dualités, telles que Code fiscal. Au contraire, il prend en compte toutes les nuances du processus de travail et répond aux exigences de la modernité. À cet égard, en 2018, des changements fondamentaux n'y sont pas prévus. De plus, une règle reste inchangée - l'exécution des documents dans le cadre de la législation est la clé du succès et de la bonne réputation de l'entreprise devant l'État.

Le Code du travail oblige l'employeur à rembourser les salariés dont le travail présente un caractère itinérant. Ces indemnités sont prises en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu, sont exonérées d'impôt sur le revenu et de cotisations. C'est pourquoi les auditeurs de l'IFTS et des fonds sont toujours particulièrement attentifs aux documents confirmant que le travail est réellement itinérant et que les dépenses remboursées sont associées à des déplacements fréquents et sont effectivement engagées. Comment émettre les relations de travail avec des salariés itinérants et des paiements en leur faveur, tout en évitant des frais supplémentaires, lisez l'article.

Personnage voyageur - qu'est-ce que c'est?

Dans le Code du travail, seuls trois articles contiennent une mention du caractère itinérant du travail.

L'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie stipule que les conditions déterminant dans cas nécessaires la nature du travail (mobile, itinérant, sur la route, autre nature de travail) font l'objet d'une mention obligatoire dans le contrat de travail.

Selon l'art. 166 du Code du travail de la Fédération de Russie, les voyages d'affaires des employés dont le travail permanent est effectué sur la route ou a un caractère itinérant ne sont pas reconnus comme des voyages d'affaires.

Conformément à l'art. 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie pour les employés dont le travail permanent est effectué sur la route ou a un caractère itinérant, ainsi que les employés travaillant sur le terrain ou participant à des travaux expéditionnaires, l'employeur rembourse les frais suivants liés aux voyages d'affaires :

Frais de voyage;

Frais de logement;

Dépenses supplémentaires liées à la vie en dehors du lieu de résidence permanente (indemnité journalière, indemnité de terrain);

Autres dépenses engagées par les employés avec l'autorisation ou la connaissance de l'employeur.

De plus, l'art. 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie prévoit que le montant et la procédure de remboursement des dépenses ci-dessus, ainsi que la liste des travaux, professions, postes de ces travailleurs sont établis par une convention collective, des accords, des réglementations locales. Le montant et les modalités de remboursement de ces frais peuvent également être fixés par le contrat de travail.

Ainsi, le Code établit des garanties supplémentaires pour les salariés dont le travail est itinérant, mais en même temps ne décrypte pas quel type de travail peut être considéré comme ayant un caractère itinérant. En particulier, il n'est pas clair selon quels critères pour déterminer si le travail d'un employé est en déplacement, la profession de cet employé importe-t-elle dans ce cas, quel devrait être le nombre et la fréquence des déplacements professionnels?

A la fin de l'année dernière, Rostrud a tenté de répondre à ces questions dans une lettre datée du 12/12/2013 n° 4209-TZ. Les responsables ont cité deux signes de travail itinérant :

1) l'employé exerce des fonctions officielles en dehors de l'emplacement de l'organisation ;

2) le travail lié au déplacement a un caractère permanent (par opposition aux déplacements professionnels, qui sont temporaires et limités à une certaine période).

En termes de documentation, Rostrud a indiqué ce qui suit :

La condition d'établissement de la nature itinérante du travail de l'employé doit être incluse dans le contrat de travail (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie);

La liste des emplois, professions, postes des employés dont le travail permanent est de nature itinérante doit être établie dans une convention collective, des accords ou des réglementations locales (article 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie).

La conclusion de la lettre est la suivante: si la fonction de travail de l'employé implique un travail permanent sur la route, l'employeur a le droit d'établir la nature itinérante du travail pour lui et de rembourser les dépenses liées aux déplacements professionnels.

Comme vous pouvez le voir, les fonctionnaires n'ont pas expliqué dans quel cas on peut considérer que le travail lié au déplacement est de nature permanente. Qu'est-ce qui compte ici : le nombre de voyages par mois, leur fréquence ou d'autres facteurs ?

Selon nous, le caractère permanent signifie que le salarié plus de son temps de travail est sur la route.

Exigences des auditeurs

Les commissaires aux comptes de l'IFTS et des caisses sont particulièrement attentifs au contrôle des documents par lesquels l'entreprise confirme la régularité du remboursement aux salariés des frais liés aux déplacements professionnels et nommés à l'art. 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie. En témoignent de nombreuses clarifications officielles et de riches pratique d'arbitrage sur cette question.

La raison d'un tel examen minutieux par les auditeurs est simple et est que l'indemnisation des employés « itinérants » pour les frais de déplacement :

Il est pris en compte à un moment donné lors du calcul de l'impôt sur le revenu dans d'autres dépenses (paragraphe 49, clause 1, article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie);

Exonéré de l'impôt sur le revenu des personnes physiques en tant que paiement compensatoire établi par la loi lié à l'exécution des tâches de travail par un employé (clause 3 de l'article 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie);

Exonéré des primes d'assurance, y compris des primes pour blessures (sous-paragraphe "et" clause 2, partie 1, article 9 de la loi fédérale n° 212-FZ du 24 juillet 2009 "Sur les primes d'assurance à la Caisse de retraite de la Fédération de Russie, le Social Fédération des assurances, Fonds fédéral d'assurance médicale obligatoire (ci-après dénommée loi n° 212-FZ), alinéa 2, paragraphe 1, article 20.2 de la loi fédérale n° 125-FZ du 24 juillet 1998 sur l'assurance sociale obligatoire contre les accidents du travail Accidents et maladies professionnelles "(ci-après - loi n ° 125-FZ)).

Examinons de plus près les exigences pour Documentation travail itinérant et remboursement des indemnités proposées par les autorités de tutelle.

Confirmation de la nature itinérante du travail

Le Code du travail n'impose pas à l'employeur de prouver d'une manière ou d'une autre le fait que les déplacements officiels d'un salarié pour qui le caractère itinérant du travail est établi dans le contrat de travail sont, en fait, permanents.

Plus explications officielles il n'y a pas non plus d'exigence pour la preuve documentaire caractère régulier des déplacements professionnels.

Dans une de ses lettres (datée du 10 novembre 2011 n° ED-4-3/ [courriel protégé]) Le Service fédéral des impôts de Russie a indiqué que la nature itinérante du travail d'un chauffeur-expéditeur peut être confirmée par des commandes, des lettres de voiture, des rapports de vol et d'autres documents. Autrement dit, nous parlons du droit, et non de l'obligation de l'entreprise de soumettre ces documents aux inspecteurs.

Il est clair que l'IFTS et les fonds n'auront aucun droit au paiement de ces allocations, car l'entreprise transférera l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les cotisations avec cela. Mais du point de vue droit du travail un tel remplacement d'une indemnité par une indemnité est illégal. Le Code du travail n'oblige pas les employeurs à verser une indemnité aux salariés pour le caractère itinérant du travail. L'entreprise le fait en accord avec les employés. Dans le même temps, l'obligation de l'employeur de rembourser aux employés les dépenses liées aux déplacements constants est établie à l'art. 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie. Cela signifie que l'entreprise n'est pas en droit de refuser de rembourser ces frais, même si collectivement et contrats de travail elle a fixé une prime pour conditions spéciales travail.

Ainsi, le non-paiement des indemnités constitue une violation du droit du travail. Pour cela, les auditeurs de l'inspection du travail ont le droit d'infliger une amende de 1 000 à 5 000 roubles au chef d'entreprise (entrepreneur individuel) et à l'organisation elle-même de 30 000 à 50 000 roubles. (Partie 1, article 5.27 du Code des infractions administratives).