Remplir la feuille de temps : un document important pour le calcul de la paie. Formulaire de feuille de temps simplifié

Activité entrepreneuriale suppose la conformité un grand nombre règles déléguées par la loi. D'une part, ces règles concernent les relations avec les représentants des organes de l'Etat, d'autre part, avec les salariés. Afin d'évaluer objectivement le travail des salariés, la loi oblige les entreprises à tenir une feuille de temps (un formulaire simplifié est présenté ci-dessous). A cet effet, des formulaires spéciaux ont été développés. Leur remplissage est soumis à un certain ordre.

Horaire

L'horaire est une exigence Code du travail RF. Elle s'applique à toutes les entités commerciales, quelle que soit leur forme de propriété, qu'il s'agisse d'un entrepreneur individuel ou d'une organisation. Dans une entreprise, la feuille de temps d'un employé est de la responsabilité du service RH ou d'un responsable désigné. Un entrepreneur individuel a le droit de le mener personnellement. Dans la pratique aussi, ils embauchent travailleur individuel- chronométreur. L'absence de ce document est le motif de l'imposition d'une sanction administrative au chef ou au fonctionnaire.

Le formulaire fournit des informations sur l'activité professionnelle des employés. Il reflète les informations sur les jours ouvrés de chaque salarié, son absence à certaines dates et les motifs de son absence. Le document peut être conservé de deux manières :

• Remplissage quotidien ;
• Saisie des informations si nécessaire. Par exemple, si un employé ne se présente pas au travail ou est en retard.

L'établissement d'une feuille de temps est d'une importance pratique. Les informations qui y sont reflétées sont prises en compte dans les cas suivants :

• objectivité des calculs lors du calcul les salaires;
• contribue au respect de la discipline du travail;
• fixe la norme pour les heures de travail par semaine;
• aide à déterminer le nombre d'heures supplémentaires;
• sert d'indicateur de l'activité commerciale les jours fériés et les week-ends.

Ainsi, le comptable utilise la feuille de temps pour déterminer la légalité des salaires accumulés, le service du personnel a la possibilité de suivre les indicateurs de performance de l'employé et, si nécessaire, de justifier la perception ou vice versa, la prime.

Par ailleurs, lors des contrôles de l'inspection du travail, la première étape consiste à étudier le formulaire de feuille de temps, simplifié ou type.

Il n'y a pas de règles strictes concernant le format de la feuille de temps. Chaque entreprise a le droit d'utiliser sa propre forme sous n'importe quelle forme. Du côté de l'État, il n'y a qu'une recommandation - un formulaire développé par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Il n'est pas difficile de le diriger.

Les organisations budgétaires utilisent un formulaire spécialement développé n° 0504421. Les types de formulaires destinés à tous les autres sont divisés en deux : T-12 et T-13.

Le T-12 est plus utile pour la comptabilité, car il contient les données nécessaires à la paie. Le T-13 est utilisé lorsque le temps de travail est enregistré de manière automatisée. Dans de telles organisations, les employés sont marqués en montrant des laissez-passer ou en présentant des cartes spéciales à l'entrée.

Une feuille de temps simplifiée sous Excel peut être téléchargée sur notre site Internet (à la fin de l'article) et utilisée à des fins de production.

Compte tenu du fait que le T-13 est utilisé pour les systèmes automatisés, la procédure de remplissage du formulaire T-12 est sujette à étude.

La procédure d'enregistrement de la feuille de temps en pratique

Les informations sont saisies sous une forme quelque peu cryptée - en utilisant des désignations de lettres abrégées. Liste complète et la signification des abréviations est indiquée sur des formulaires standard.

Remplir l'en-tête de la feuille de temps et les trois premières colonnes implique l'introduction des informations suivantes :

• nom de l'entreprise / de l'entrepreneur individuel ;
• Département;
• données sur les employés ;
• nombre d'employés;
• numéro de document dans le flux de documents interne ;
• période de déclaration;
• désignations et codes.

Les fins de semaine, les congés de maladie, les absences sans motif valable et les non-présentations sont affichés aux paragraphes 4, 5, 6 et 7. Il est important de se rappeler que chaque note sur le bulletin doit avoir un document confirmant sa véracité. Par exemple, si un employé ne s'est pas rendu au travail pour cause de maladie, alors pour les jours marqués, il est requis congé de maladie... S'il est constaté que l'employé a effectué des heures supplémentaires un jour, un ordre de la direction doit être joint à cette note.

Légendes dans la feuille de temps

Pour plus de commodité et de clarté d'information, le formulaire n'est pas rempli Description détaillée, mais des désignations et des codes courts. Les symboles de la feuille de temps sont déchiffrés comme suit :

• la durée du quart de jour - "I", code de désignation - 01;
• l'équipe de nuit sera affichée sous la forme de la lettre « H » et sous le numéro 02 ;
• l'activité de travail du salarié un jour de congé ou un jour férié est enregistrée sous le numéro 03 et marquée « RP » ;
• les informations sur la quantité de travail effectué par l'employé pendant les heures non ouvrables sont marquées de la lettre "C" et le code 04 est attribué;
• si un horaire de travail posté est pratiqué dans l'entreprise, il est alors inscrit avec la mention « VM » sous le numéro 05 ;
• les voyages d'affaires sont marqués sous le numéro 06 et avec la lettre « K » ;
• dans les cas où un employé est envoyé en formation dans le but d'améliorer ses qualifications et, en même temps, est libéré du travail, le signe "PC" est apposé sur le formulaire et est numéroté 07;
• si l'élément précédent implique un voyage dans une autre ville, il est alors écrit « PM » au numéro 08 ;
• lorsque vient le temps des vacances, chaque salarié porte une marque « OT » avec le numéro 09 devant son nom de famille ;
• si l'employé le mérite congé supplémentaire, puis - "OD" - 10 ;
• si l'employé a rempli les fonctions de l'État, il est alors nécessaire de marquer avec la lettre "G";
• Les désignations de lettres dans la feuille de temps utilisent la lettre « B » pour enregistrer l'absence d'un employé en raison d'une grossesse ;
• temps après la naissance de l'enfant et avant le début du travail - "OU";
• décoder « ОЖ » dans le bulletin scolaire signifie s'occuper d'un enfant de moins de 3 ans ;
• si l'employé a manqué des heures de travail - « P » ;
• décodage de "NN" dans le bulletin - non-présentation au travail sans en détailler les raisons. La désignation est mise alors jusqu'à ce que le motif soit clarifié, après - le code motif ;
• si l'employé s'est préalablement mis d'accord sur un défaut de comparution avec la direction, alors l'icône « A » est placée ;
• congés accordés dans le cadre des études - « OU » ;
• le nombre d'heures réellement travaillées - "F".

Pour vous familiariser avec la version complète de la désignation, nous vous recommandons de télécharger une simple feuille de la feuille de temps sur notre ressource et de l'utiliser à vos propres fins.

Il existe également une autre approche pour remplir le formulaire. Le formulaire de feuille de temps simplifié permet de conserver les enregistrements sans détailler. Dans de tels cas, seuls deux codes peuvent être indiqués avant le nom de l'employé : la norme de la journée de travail et les jours d'absence. Les congés de maladie ne sont pas affichés ici. En pratique, cette méthode est déconseillée par les comptables, car le manque d'informations peut entraîner des erreurs dans la comptabilité des salaires.

La différence entre les formulaires de travail pour un mois : T-12 et T-13

La variabilité de la gestion des documents soulève des questions pour les fonctionnaires. Par exemple, comment la feuille de temps est-elle remplie ?

Pour commencer, il convient de préciser encore une fois que T-12 reflète la présence des travailleurs, et il est rempli manuellement. Le T-13 est mené par voie électronique. En pratique, le T-13 devient préférable, puisque le document électronique simplifie les calculs.

Il convient de garder à l'esprit que la méthode de remplissage des formulaires n'implique pas de règles strictes. Mais les informations de base doivent être reflétées d'une manière compréhensible pour les spécialistes. Une approche est considérée comme correcte, dans laquelle les formulaires sont remplis quotidiennement, en vérifiant chaque employé de la liste, et non en corrigeant les écarts - en marquant les omissions et l'absentéisme. Il s'agira d'informations aussi objectives que possible.

Lorsque la feuille de temps est remplie, les informations sur l'employé responsable sont indiquées ci-dessous. Le document est approuvé par le chef ou le chef de l'unité structurelle, et ce n'est qu'alors que la date de remplissage du formulaire y est inscrite.

La base de calcul du montant du salaire est le nombre d'heures réellement travaillées par le salarié. Cette information est reflétée dans la feuille de temps. Quels types de formulaires existent, en quoi une feuille de temps simplifiée diffère-t-elle d'une feuille électronique et comment les remplir correctement ?

Quelle est la forme

Dans la pratique comptable, il y a deux types de documents sur la base desquels la comptabilisation des heures travaillées sont effectuées sont les formulaires T12 et T13... Ils sont nécessaires pour se conformer aux prescriptions du Code du travail, à savoir l'article 91. Celui-ci précise que l'entreprise employeur doit suivre le temps consacré par le salarié aux tâches.

Le formulaire de feuille de temps rempli sur le formulaire T12 est simplifié.

Beaucoup pensent qu'il est appelé simplifié en raison du petit nombre d'exigences en matière de maintenance et d'enregistrement, par rapport au T13. Cette affirmation est vraie, mais en partie. La principale différence est que La version « simplifiée » du formulaire est remplie manuellement, tandis que la seconde existe sous forme électronique, dans des systèmes spécialisés de comptabilisation des heures de travail.

Légalement, ces les documents sont égaux... Ceci est réglementé par le décret du Comité national des statistiques Fédération Russe... C'est pourquoi l'organisation choisit indépendamment quel type de feuille de temps utiliser. De plus, en termes de volume de données, ces documents sont pratiquement équivalents. De plus, dans les cas établis par la loi - avec une comptabilité séparée - il est permis de remplir uniquement la première section de la feuille de temps sous forme de T12.

A quoi sert la version simplifiée ?

Sur la base de la décision de la Commission nationale des statistiques, les tâches de maintien de la feuille de temps T12 sont:

1. Suivi du temps dépensés par l'employé pour l'exercice de ses fonctions. Ces informations sont nécessaires pour les comptables et les calculs de paie.
2. Les données de la feuille de temps seront intéressantes pour les représentants organisations fiscales ... Si, par exemple, les employés du ministère, dans le cadre de l'audit, révélaient que le salaire est attribué à l'employé pour les jours d'absence, ce sera le motif de la procédure. Car cette pratique conduit à une augmentation fictive des coûts de l'entreprise, et en même temps, à une diminution de la taille de l'assiette fiscale. L'entreprise peut être accusée d'avoir enfreint les dispositions légales et condamnée à payer une amende égale à 40 % du montant caché. Et aussi de forcer l'État à payer le montant de la retenue à la source plus les intérêts.
3. Le maintien du formulaire T12 peut intéresser la FSS. Les données indiquées dans le formulaire constituent la base de calcul du montant des prestations.
4. Les informations sur les feuilles de temps concernent également la base de la protection des intérêts de l'employé devant les tribunaux et à l'inspection du travail. Si le fait de violation des droits de l'employé est confirmé, l'entreprise sera confrontée à une grande girafe et à une violation répétée du règlement d'activité.
5. Contrôle du respect de l'ordre dans l'entreprise et de l'élaboration des statistiques. Y compris un rapport sous la forme P-4.

Normes de droit la responsabilité de l'absence dans la gestion du personnel n'a pas été établie pratique de tenir une feuille de temps. Dans le même temps, une telle situation reste un délit et entraîne une sanction administrative. Le montant de l'amende est réglé par l'article 5.27 :

• pour fonctionnaires la taille varie de 1 à 5 mille roubles;
• pour entités juridiques — de 30 à 50 mille roubles.

Règles pour remplir le formulaire T12

La personne responsable de la tenue de la feuille de temps peut être :

• superviseur;
• agent du personnel;
• spécialiste du temps de présence.

Nommé en fonction de la taille de l'entreprise. En outre, en fonction des capacités de l'entreprise - financières et ressources, le nombre de documents comptables est établi. V petites organisations, d'habitude, une feuille de temps est en cours d'élaboration pour tous, alors que dans les grandes entreprises, il peut y avoir selon la feuille de temps par département.

Il existe 2 approches pour remplir un document :

• remplissage complet, lorsque la comptabilité est effectuée quotidiennement;
• remplissage partiel - lorsque la note n'est mise qu'en cas d'absentéisme.

restituer la chronologie des événements, avec un remplissage partiel, est quasiment impossible. Cette méthode n'est autorisée que dans les entreprises où le nombre d'employés est faible.

Généralement, 2 services sont chargés de la maintenance du T-12 : personnel et comptabilité... Si l'entreprise enregistre séparément le temps passé par un employé à exécuter des fonctions de travail, la section 1 de la feuille de temps T12 peut être utilisée comme document indépendant.

Comptes 1 à 17 est rempli par le gestionnaire ou les agents du personnel, et de 18 à 55 ans - comptabilité.

Les règles de remplissage du formulaire sont standard :

• en haut du formulaire, vous devez indiquer les coordonnées de l'entreprise;
• le numéro de document est attribué en fonction des règles du travail de bureau ;
• la date de compilation est généralement le dernier jour de la période œdémateuse - le temps pendant lequel les données sont prises en compte. Habituellement, il est égal à 1 mois.

Concernant les règles de remplissage des colonnes :

• Soumis pendant la période de travail:
  • N1 - le numéro de série du salarié ;
  • N 2-3 - les données personnelles des cartes de travail ;
  • N4 et 6- le temps que l'employé consacre à l'exécution des fonctions (code ou nombre d'heures) est pris en compte. Ou, au contraire, le fait de ne pas se présenter au travail. Si le salarié est en retard, le nombre d'heures de présence sur le lieu de travail est inscrit.
  • N5 et 7- le temps passé pour la moitié de la période est reflété. En jours (cellule du haut) et en heures (en bas).

Il est à noter que seules les heures que l'employé consacre à des tâches dans le poste officiel sont indiquées. Si l'entreprise a pour habitude de pourvoir des postes vacants temporaires ou de combiner le travail pour plusieurs à la fois, cette information n'est pas reflétée dans le bulletin.

Si la base de l'embauche est un contrat civil, le nom de l'interprète ne doit pas figurer sur le bulletin. Si la relation est à temps partiel, au contraire, cela devrait être indiqué dans le bulletin.

• A compléter à la fin de la période de travail :
  • N 8-9 - la cellule 8 est le total cumulé de 5 et 7 en jours, la cellule 9 est en heures.
  • N 15 - lettre de désignation du motif de l'absentéisme. De plus, il ne peut s'agir d'une absence d'un travailleur pour des raisons documentées (par exemple, à l'aide d'une fiche d'incapacité temporaire) ;
  • N 17 - des informations sur les jours de repos pour toute la période de référence.

Selon les besoins de l'entreprise, le formulaire de feuille de temps peut être amélioré, y compris colonnes supplémentaires introduites, la comptabilité est structurée. Et le bassin devrait développer ses propres contractions conditionnelles. C'est le cas pour les entreprises où le travail posté est effectué jour/nuit, ou les salariés sont régulièrement en déplacement professionnel.

Un exemple de feuille de temps remplie est présenté ci-dessous :

Conformément aux exigences de la résolution du Goskomstat, le document est développé en un seul exemplaire. Abonnez-vous au chef ou au spécialiste, ainsi qu'à un employé du service du personnel et transféré au service financier.

Quelques difficultés dans la tenue du bulletin

Les principales difficultés surviennent lors de la comptabilisation les heures de travail sont conservées sur une base de sommation.

L'un d'eux - approbation de l'ordre des quarts de travail... Par exemple, dans une année, leur taille est égale à un nombre impair, mais sur la base du calendrier, il est au contraire nécessaire d'approuver un nombre pair.

Dans ce cas, il est recommandé de ne pas prescrire la fréquence dans les documents internes. Cela permettra répartir les quarts de travail au besoin, et ne pas dépasser la norme horaire établie par la loi. Cependant, le principe d'une telle organisation du travail prédétermine une approche différente du suivi du temps. Après tout, ici, le contrat lui-même suppose le traitement - le travail posté et de surveillance. Dans ce cas, la feuille de temps n'indique pas le nombre d'heures que l'employé a consacrées à l'exécution de fonctions, mais la journée de travail standard.

Des informations complémentaires sont indiquées dans le contrat. Sur sa base, le salaire sera calculé par le comptable.

En outre, les particularités de la tenue d'une feuille de temps se posent dans une entreprise où travaillent des mineurs, des personnes handicapées et d'autres groupes protégés de la population. Ici, le principe comptable est similaire au cas précédent.

Les heures supplémentaires effectuées par la faute de l'employeur doivent être payées en double et les heures de travail maximales possibles sont strictement définies par la loi.

Par conséquent, il est recommandé au lieu de recycler répartir les quarts de travail de manière à obtenir un défaut ou à s'entraîner tout le temps... Dans ce cas, l'entreprise n'aura à payer que le salaire moyen de ces journées. Et si l'on considère que leur nombre varie généralement dans un délai de 5 ou jours, cela n'entraînera pas de lourdes pertes financières.

Cette vidéo contient Information additionnelle sur la façon de bien tenir une feuille de temps.

Le droit du travail oblige les employeurs à suivre le temps travaillé par les employés. Les organisations devraient tenir compte des heures travaillées, quel que soit le statut juridique et entrepreneurs individuels... Spécialement pour cela, Goskomstat a développé et approuvé les formulaires de la feuille de temps N T-12 et N T-13.

Voici des instructions à remplir qui vous aideront à refléter correctement les données et à utiliser la feuille de temps de manière rationnelle.

A quoi sert une feuille de temps ?

La feuille de temps, homologuée par l'arrêté de la Commission nationale des statistiques du 01/05/2004 n°1, aide la direction du personnel et la direction comptable de l'entreprise :

• tenir compte du temps travaillé ou non travaillé par le salarié ;
• contrôler le respect de l'horaire de travail (présence, absence, retard) ;
• disposer d'informations officielles sur le temps travaillé par chaque employé pour le calcul des salaires ou l'établissement de rapports statistiques.

Il aidera le comptable à confirmer la légalité de l'accumulation ou de la non-accumulation des salaires et de la rémunération de chaque employé. Responsable du personnel - pour suivre le taux de participation et, si nécessaire, justifier la sanction infligée à l'employé.

La feuille de temps fait référence aux formulaires de documents qui sont délivrés à l'employé lors de son licenciement ainsi que cahier de travailà sa demande (article 84.1 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Il faut noter que formes uniformes les tableaux N T-12 et N T-13 du 1er janvier 2013 ne sont pas requis pour l'utilisation. Cependant, les employeurs sont tenus de tenir des registres (partie 4 de l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les organisations et les entrepreneurs individuels peuvent utiliser d'autres méthodes pour contrôler le temps passé par les employés sur leur lieu de travail. Mais en fait, le format du formulaire développé par Gostkomstat est assez pratique et continue d'être utilisé partout.

Qui tient la feuille de temps dans l'organisation

Selon les Directives pour l'utilisation et le remplissage des formulaires des documents comptables primaires :

• la feuille de temps pour 2019 est établie et tenue par une personne autorisée ;
• le document est signé par le chef d'unité et l'employé du service du personnel ;
• après quoi il est transféré au service comptable.

Comme on peut le voir, les règles n'établissent pas la position de l'employé qui tient la feuille de temps. La direction a le droit de nommer n'importe qui pour effectuer cette tâche. Pour cela, un arrêté est émis indiquant le poste et le nom du responsable. Si l'ordonnance de nomination d'un tel employé n'est pas émise, l'obligation de tenir des registres doit être énoncée dans le contrat de travail. Sinon, il est illégal d'exiger d'un employé qu'il tienne des registres. Dans les grandes organisations, un tel employé est nommé dans chaque département. Il remplit un formulaire dans un délai d'un mois, le remet au chef de service pour signature qui, à son tour, après vérification des données, soumet le formulaire au responsable du personnel. Un employé du service du personnel vérifie les informations, remplit les documents nécessaires à son travail sur sa base, signe la feuille de temps et la transmet au comptable.

Dans les petites entreprises, une chaîne aussi longue n'est pas suivie - la feuille de temps est conservée par un employé du personnel, puis immédiatement transférée au service comptable.

Quelle est la différence entre les formulaires N T-12 et N T-13 de la feuille de temps

Il existe deux formes approuvées de sujets, l'une d'entre elles (T-13) est utilisée dans les institutions et les entreprises où un tourniquet spécial est installé - un système automatique qui contrôle la présence des employés. Et le formulaire T-12 est considéré comme universel et contient, en plus, une section supplémentaire 2. Il peut refléter les paiements aux employés pour les salaires. Mais si l'entreprise procède à des règlements avec le personnel comme espèces distinctes comptabilité, la section 2 reste simplement vide.

Remplir la feuille de temps

Il y a deux façons de remplir la feuille de temps :

• remplissage solide - chaque jour toutes les présences et l'absentéisme sont notés;
• remplir par des écarts - seules les arrivées tardives, les non-présentations sont notées.

Par exemple, nous donnerons des instructions pour remplir le formulaire T-13 en utilisant la méthode de remplissage continu.

Étape 1 - le nom de l'organisation et de l'unité structurelle

En haut, saisissez le nom de l'entreprise (nom complet de l'IP) et le nom de l'unité structurelle. Il peut s'agir d'un service commercial, d'un service marketing, d'un service production, etc.

Étape 2 - Code OKPO

OKPO - classificateur tout russe entreprises et organisations. Contenu dans les bases de données de Rosstat, se compose de :

• 8 chiffres pour les personnes morales ;
• 10 chiffres pour les entrepreneurs individuels.

Étape 3 - numéro du document et date de préparation

• Le numéro de document est attribué dans l'ordre.
• La date de compilation est généralement le dernier jour du mois de déclaration.

Étape 4 - période de déclaration

La feuille de temps est remise pour le mois - la période du premier au dernier jour d'août dans notre cas.

Étape 5 - informations sur l'employé

Une ligne distincte est remplie pour chaque employé du département.

• Numéro de série dans le bulletin.
• Nom et fonction du salarié.

• Un matricule est attribué à chaque salarié et est utilisé dans tous les documents comptables internes. Il est conservé par le salarié pendant toute la période de travail dans l'organisation et n'est pas transféré à une autre personne pendant plusieurs années après le licenciement.

Étape 6 - informations sur les présences et le nombre d'heures

Pour renseigner les informations sur l'assiduité et l'absentéisme des employés, des symboles abrégés sont utilisés. Vous en trouverez une liste à la fin de l'article dans un paragraphe séparé. Dans notre exemple, pour l'employé Petrov A.A. 4 abréviations utilisées :

• I - présence (en cas de présence, le nombre d'heures travaillées est enregistré dans la cellule inférieure) ;
• Un week-end ;
• K - voyage d'affaires;
• OT - vacances.

Étape 7 - le nombre total de jours et d'heures pour le mois

• Dans la 5e colonne, indiquez le nombre de jours et d'heures travaillés pour chaque demi-mois.

• Dans la 6ème colonne - le nombre total de jours et d'heures par mois.

Étape 8 - informations sur la paie

Le code rubrique définit un type spécifique de paiement en espèces, chiffré en chiffres. Pour une liste complète des codes, voir la fin de l'article. L'exemple utilisé :

• 2000 - salaire (salaires);
• 2012 - paye de vacances.

• Compte correspondant - un compte comptable à partir duquel les coûts du type de rémunération spécifié sont radiés. Dans notre cas, le compte d'amortissement des salaires, des indemnités de déplacement et des indemnités de vacances est le même.

• La colonne 9 indique le nombre de jours ou d'heures travaillés pour chaque type de rémunération. Dans notre cas, la cellule du haut contient les jours de présence et de voyages d'affaires, et celle du bas - les jours de vacances.

Si un type de rémunération (salaire) est applicable à tous les salariés au cours du mois, alors le code du type de rémunération et le numéro de compte sont écrits en haut, les colonnes 7 et 8 sont laissées vides, indiquant uniquement les jours travaillés ou les heures dans la colonne 9. Comme ceci :

Étape 9 - informations sur les raisons et l'heure de la non-présentation

Les colonnes 10 à 12 contiennent le code du motif de l'absence et le nombre d'heures d'absence. Dans notre exemple, le salarié a été absent pendant 13 jours :

• 3 jours - en raison d'un voyage d'affaires ;
• J'étais en vacances pendant 10 jours.

Étape 10 - signatures des personnes responsables

Le bulletin est signé en fin de mois :

• l'employé responsable de l'entretien;
• le chef du département ;
• travailleur du personnel.

Comment marquer les vacances dans la feuille de temps

Avant de marquer les vacances dans la feuille de temps, il est important de connaître les points suivants :

• quel genre de vacances à mettre;
• période de vacances - de quoi à quelle date l'employé se repose;
• par quelle méthode la feuille de temps est remplie - solide ou seuls les écarts sont enregistrés.

Différents types de congés sont indiqués dans le bulletin avec les abréviations suivantes :

	un autre congé payé
	supplémentaire payé
	administratif (sans épargner le salaire)
	éducatif avec enregistrer RFP
	formation en cours d'emploi (journée raccourcie)
	éducation sans épargner le salaire
	pour la grossesse et l'accouchement
	pour la garde d'un enfant jusqu'à 3 ans
	sans enregistrer le salaire dans les cas prévus par la loi
	supplémentaire sans épargner le salaire

Lorsque vous utilisez les deux méthodes pour remplir la feuille de temps symbole un congé est apposé pour chaque jour d'absence du salarié. C'est juste que lors de l'utilisation de la méthode continue, le reste des jours est rempli de présences (code conditionnel "I"), et lors de la comptabilisation des écarts, ils restent vides.

Autres désignations et codes dans le bulletin

Donne moi désignations de lettres utilisé dans la feuille de temps sous forme de tableaux.

Présence sur le lieu de travail :

Absence du lieu de travail :

	incapacité temporaire de travail (congé maladie) avec versement d'indemnités
	incapacité temporaire de travail sans versement de prestations
	des heures de travail plus courtes dans les cas prévus par la loi
	absentéisme forcé en cas de suspension illégale (licenciement)
	défaut de comparaître dans le cadre de l'exercice de fonctions étatiques (publiques)
	absentéisme sans motif valable
	à temps partiel
	week-ends et jours fériés
	jour de congé payé supplémentaire
	jour de congé supplémentaire non payé
	frapper
	raison incertaine de l'absence de comparution
	temps d'arrêt dû à la faute de l'employeur
	temps d'arrêt pour des raisons indépendantes de la volonté de quiconque
	temps d'arrêt dû à la faute de l'employé
	suspension du travail (payée)
	suppression sans maintien du salaire
	suspension de travail lorsque le salaire est retardé

Nous donnerons seulement le principal codes numériques types de salaires (Liste complète- dans l'Ordre du Service fédéral des impôts de Russie du 13.10.2006 N SAE-3-04 /):

Exemple de feuille de temps remplie

Toute entreprise employant du personnel embauché doit tenir compte des heures travaillées par les employés. Sur cette base, le service comptable calcule le salaire et les avantages qui leur sont dus. Le temps travaillé est reflété dans un document spécial - la feuille de temps. Nous vous dirons quelles sont les nuances concernant son entretien et comment le remplir correctement.

Une feuille de temps est l'un des types de documentation comptable principale, qui enregistre :

• type de temps d'exécution des fonctions de travail, que l'employé remplit;
• sa durée (en heures et jours).

Fonctions de feuille de temps :

• une note sur l'emploi effectif du salarié pour chaque type de temps de travail ;
• contrôle du personnel;
• une masse salariale adéquate et certains avantages sociaux ;
• preuve avec conflits du travail;
• calcul du traitement;
• le fondement de la légalité du licenciement pour cause d'absentéisme scolaire ;
• justification fiscale des coûts salariaux ;
• base pour l'établissement des rapports aux autorités de régulation.

Une LLC ou un entrepreneur individuel peut-il travailler sans feuille de temps

La loi oblige les employeurs à conserver un tel bulletin, quelle que soit la forme juridique de leur organisation. Si l'entreprise emploie des employés embauchés, ils doivent payer un salaire dont les impôts sont déduits du budget. Afin de vérifier la validité du calcul des salaires, le bureau des impôts s'informera de la présence de ce document et de son contenu.

Si les employés travaillent dans une SARL ou un entrepreneur individuel et que la feuille de temps n'est pas remplie ou contient des erreurs, le bureau des impôts peut reconnaître les coûts de leurs salaires comme documentaire déraisonnable. Cela signifie que ces dépenses de l'employeur ne réduiront pas l'assiette de l'impôt sur le revenu.

Important! Un employeur qui ne se soucie pas de suivre les heures de travail ou de tenir un bulletin de notes d'infractions est menacé de sanctions de la part des autorités de contrôle. Le directeur peut être condamné à une amende de 1 000 à 5 000 roubles et les organisations peuvent être condamnées à une amende allant jusqu'à 50 000 roubles. (Article 52.7 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Comment le temps de travail d'un employé est pris en compte

Temps de travail- il s'agit de la période de jour ou de nuit pendant laquelle le salarié est obligé d'exercer ses fonctions de travail ou le temps assimilé à celui de rémunération. La durée de cette période (journée ou postée) et la régularité de sa répétition (mode ou horaire) doivent être obligatoirement fixées dans le contrat de travail comme conditions de travail.

La feuille de temps répertorie différents types de temps associés aux fonctions de main-d'œuvre :

• jour;
• nuit;
• les week-ends et jours fériés ;
• au fil du temps;
• Regardez;
• formation avancée en dehors de la production;
• congés payés;
• congé de maladie;
• l'absentéisme forcé;
• frapper;
• simples, etc

Principes de la tenue d'une feuille de temps

Le chronométreur est tenu de respecter les règles légalement adoptées, ainsi que les règlements inscrits dans le règlement intérieur règlements entreprises:

1. Ce document peut être menée pour chaque département séparément ou dans l'ensemble de l'organisation.
2. La feuille de temps enregistre le nombre d'heures travaillées par le salarié pour chaque type de temps de travail selon le code attribué.
3. En plus du temps occupé, le nombre d'heures où le salarié n'a pas effectué de travail, alors qu'il a dû le faire (absentéisme, grèves, temps d'arrêt), est également noté.
4. Les employés sont inclus dans la feuille de temps ou en sont exclus après avoir rempli les documents du personnel pertinents - un ordre d'embauche ou de licenciement, Contrat de travail.
5. Lorsqu'un nouvel employé est inclus dans la feuille de temps, il reçoit un numéro de personnel, qui est unique et deviendra son code dans la documentation du personnel. Le numéro sera valable pendant toute la durée du travail pour cet employeur. A partir d'un changement de poste, le matricule ne change pas. Après le licenciement, le même numéro ne doit être attribué à personne pendant 3 ans.
6. Il est strictement interdit de remplir la feuille de temps à l'avance - l'heure est reflétée dans le document. travaillé après coup.

Est-il légal d'utiliser des systèmes de contrôle électronique ?

De nombreuses organisations, en particulier de nombreuses, utilisent systèmes électroniques contrôle et/ou supervision des employés. Différentes fonctions de ces systèmes permettent d'enregistrer l'heure d'arrivée et de départ des salariés, certains - leurs déplacements sur le territoire, parfois - leurs activités sur le lieu de travail.

La base de détermination de la présence d'un salarié au travail peut être son inscription selon divers indicateurs prévus par l'un ou l'autre système de comptabilité et de contrôle :

• présentation de cartes d'accès électroniques;
• lecture d'empreintes digitales;
• scintigraphie rétinienne;
• enregistrement vidéo à l'aide de caméras, etc.

Selon le système de contrôle choisi, les données obtenues sont enregistrées sous une forme ou une autre. De nombreux systèmes électroniques permettent d'envoyer des rapports à la base de données de l'organisation sous une forme unifiée, formant la même feuille de temps. Par conséquent, il est tout à fait permis de les utiliser: une telle comptabilité, par rapport au remplissage "manuel" de la feuille de temps, est appelée automatisée.

Vimanie ! Pour que l'utilisation de systèmes automatisés devienne légitime, l'organisation doit fixer ce point dans les documents comptables - avec les employés et dans le règlement intérieur.

À quelle fréquence et qui remplit la feuille de temps

La feuille de temps est remplie par un employé spécial - « chronométreur », qui peut être un employé de l'un des services :

• Départements des ressources humaines;
• service de la comptabilité;
• chef de l'unité structurelle;
• réalisateur;
• toute personne nommée par arrêté de gestion.

Au début de chaque mois ouvré, une nouvelle feuille de temps est ouverte, et à la fin du mois elle doit être fermée. Parfois, les sous-totaux sont additionnés au milieu du mois.

Après avoir été remplie, la feuille de temps doit être signée par le responsable et le chef du service concerné, puis transférée au service comptable (2 alinéa 2 de la section des Instructions approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 05 janvier 2004).

Téléchargez le formulaire et l'exemple de remplissage de la feuille de temps

Remplir la feuille de temps

Pour maintenir cet important document, des formulaires spéciaux ont été développés. Il n'est pas nécessaire de les utiliser : l'employeur a le droit d'élaborer ses propres échantillons ou de refaire « pour lui-même » des échantillons standards (lettre Rostrud du 14 février 2013 n° PG/1487-61). L'essentiel est que les informations obligatoires prévues par la loi fédérale n° 402 soient présentes dans le bulletin scolaire élaboré.

La feuille de temps pour 2018, comme précédemment, peut être conservée sur l'un des deux types de formulaires standard :

• formulaire T-12 - il prend non seulement en compte le temps travaillé et / ou manqué, mais calcule également le salaire (les données sont saisies sur la base d'un contrôle "manuel");
• le formulaire T-13 est plus courant, il est utilisé pour la comptabilisation pure du temps d'emploi de l'employé, et d'autres documents sont fournis pour le calcul des salaires (ce formulaire peut également être utilisé pour systèmes automatisés comptabilité, mais des signatures personnelles sur les versions imprimées sont requises).

Comment remplir une feuille de temps sous forme de T-13

Le remplissage automatisé du formulaire T-13 est géré par le programme de comptabilité 1C. Il ressemble à une table élargie. Le remplissage de la feuille de temps se fait en un seul exemplaire.

Il n'est pas nécessaire de renseigner les informations obligatoires à chaque fois séparément, puisqu'elles ne changent pas, elles peuvent être fixées à l'avance dans le "corps" de la feuille de temps :

• nom complet de l'entreprise;
• le nom de l'unité structurelle (s'il y en a plusieurs dans l'organisation).

Le responsable saisit les informations suivantes dans les colonnes de la feuille de temps :

• colonne 1 - numéro de série, les lignes sont numérotées pour plus de commodité ;
• colonne 2 - nom complet des employés selon les cartes personnelles conservées sur le personnel, et le titre du poste selon la documentation du personnel ;
• 3 colonnes - numéros de personnel attribués aux employés.

Attention! Il est nécessaire de prendre une décision sur la manière de saisir les informations dans la feuille de temps : par une fixation continue à la fois de la présence et de l'absence sur le lieu de travail, ou pour ne marquer que les écarts par rapport à l'horaire.

Les colonnes suivantes sont chacune divisées en 2 parties : une pour une désignation de code alphabétique ou numérique, et la seconde indique le nombre d'heures travaillées.

Ils sont remplis comme suit :

• colonne 4 - divisée en cellules, désignant chaque jour du mois, dans lequel il est nécessaire de marquer la présence ou l'absence et les heures occupées par le travail (se compose de 2 blocs de 15 jours chacun);
• colonne 5 - comptage des heures travaillées en jours pour la date du milieu et de la fin du mois ;
• colonne 6 - compter les jours ouvrables par mois ;
• la colonne 7 contient le code des salaires ;
• colonne 8 - code comptabilité;
• colonne 9 - combien de jours vous devez payer selon les codes indiqués dans les colonnes 8 et 9 (ils peuvent être laissés vides si un code unique pour tous les employés est fixé dans l'en-tête);
• colonnes 10, 12 - un code alphabétique ou numérique de la raison pour laquelle vous ne vous êtes pas présenté au travail ;
• colonnes 11, 13 - le nombre d'heures ou de jours manqués pour la raison indiquée.

En bas du tableau, le chef de service met ses visas, si la feuille de temps est ventilée par services comptables, et l'employé responsable qui a rempli la feuille de temps est obligatoire (agent du personnel, comptable, etc.). La transcription de la signature et la date d'approbation doivent être présentes.

Codes de base pour remplir la feuille de temps

Le code du type de rémunération dans le bulletin de notes a une double forme : un code alphabétique et un codage numérique.

	Type de temps de travail	Désignation par lettre	Encodage des chiffres
1	Présence horaire standard	JE SUIS	01
2	Travailler après les heures	H	02
3	Emploi les week-ends et jours fériés	PR	03
4	Au fil du temps	C	05
5	Voyage d'affaires	À	06
6	Congé annuel	DE	09
7	Vacances supplémentaires	OD	10
8	Congé d'études	Ont	11
9	Horaires de travail plus courts pour les étudiants en cours d'emploi	CH	12
10	Congé administratif éducatif	DU	13
11	Congé de maladie pour grossesse et accouchement (congé de maternité)	R	14
12	Congé parental jusqu'à 3 ans	Liquide de refroidissement	15
13	Congé sans solde avec l'autorisation des supérieurs	AVANT	16
14	Congé administratif prévu par la loi	OZ	17
15	Invalidité temporaire payée	B	19
16	Incapacité de travail non rémunérée	T	20
17	Horaires de travail réduits pour certaines catégories de salariés	Ligue des champions	21
18	Absence du lieu de travail en raison de fonctions publiques	g	23
19	Absentéisme	N.-É.	24
20	Journée de travail "courte" annoncée par l'employeur	N.-É.	25
21	Fin de semaine	V	26
22	Absence pour une raison inconnue	NN	30
23	Simple par la faute de l'entreprise	PR	31
24	Temps d'arrêt dû à la faute de l'employé	Vice-président	33

Comment remplir une feuille de temps dans des situations spécifiques

Certaines nuances du temps de travail nécessitent une réflexion adéquate dans le bulletin et certaines actions les personnes responsables... Avant d'être inscrits au bulletin, ces événements doivent être justifiés dans d'autres documents officiels correspondant à la situation - arrêté, acte, arrêt maladie, etc.

Voyons comment marquer exactement les heures et les jours de travail dans la feuille de temps dans des situations qui peuvent très bien se produire dans n'importe quelle organisation.

L'employé ne se présente pas sur le lieu de travail

Lorsqu'un employé ne se présente pas au travail sans avertissement, la raison de son absence n'est pas immédiatement claire. Dans ce cas, le supérieur immédiat doit agir conformément à la réglementation - remettre une note à la direction supérieure et établir une attestation d'absence signée par deux témoins.

Comment enregistrez-vous cette situation sur votre feuille de temps ? On ne sait pas encore pourquoi le salarié a manqué plus de 4 heures de la journée de travail, le code NN est affiché dans le bulletin de notes (non-apparition pour une raison inexpliquée).

Attention! Après que l'employé s'est fait connaître et a écrit une note explicative, qui contient les raisons de la réussite, la note passera à la note appropriée. Si les explications sont jugées insatisfaisantes ou n'ont pas été fournies, l'absentéisme est noté au bulletin. Pour ce qu'un employé peut être.

Les vacances tombaient sur le temps des vacances

Si le vacancier avait des jours pendant sa période de repos que d'autres employés avaient des jours non ouvrables en raison de jours fériés, le chronométreur met la lettre B ("Jour de congé") dans les cellules appropriées. Ces jours ne sont pas inclus dans le temps de vacances. Les week-ends réguliers (pas les jours fériés) sont marqués des lettres OT ("Vacances"), car ils sont comptés dans le nombre de jours de vacances.

Un employé est tombé malade pendant ses vacances

Le Code du travail permet de prolonger le congé pour la période d'incapacité involontaire de travail, ou de reporter ces jours à un autre moment. C'est pourquoi il est important d'entrer avec précision les désignations dans le bulletin, combien de jours de vacances l'employé a été malade. Naturellement, la maladie doit être documentée avec un dépliant.

Le chronométreur compte le nombre de jours pendant lesquels l'employé s'est reposé en bonne santé et les marque avec le code OT ("Vacances"). Ensuite, les dates pour lesquelles le congé de maladie a été délivré, respectivement, sont marquées "B". Si le congé après maladie s'est poursuivi, ces jours sont à nouveau marqués « OT », ainsi que la durée pour laquelle il a été prolongé ou transféré en indemnité de congé de maladie.

Le voyage d'affaires est tombé le week-end

Si un employé est obligé de passer le week-end à voyage d'affaires, cela crée des difficultés de tabulation. Les dates de travail forcé au départ, qui tombaient le week-end, lors du remplissage du bulletin, sont désignées non par la lettre B ("Jour de congé"), mais par le code K ("Voyage d'affaires"), que le voyageur était occupé ce jour-là ou était en vacances.

Feuille de temps - un document utilisé pour saisir des données d'information concernant le temps passé sur le lieu de travail par un employé de l'entreprise. Sur la base des informations spécifiées, le comptable calcule les salaires et les paiements. Un tel document devrait se trouver dans n'importe quelle organisation, quelle que soit la forme de propriété. En son absence, la responsabilité administrative est prévue conformément à la législation en vigueur.

Remplir le document

Le formulaire T-12 ‒ T-14 peut être rempli personnellement par un employé, un employé qui fait partie du service des ressources humaines, de l'unité structurelle principale ou d'un chronométreur embauché. Il est considéré comme le document comptable principal et, selon les caractéristiques des dossiers du personnel, peut être saisi sur les personnes de l'organisation ou être conservé individuellement pour chaque service.

Les données de l'organisation sont saisies dans le document, contenant : nom complet, code OKPO, type d'activité, statut juridique et service structurel auquel s'applique la feuille de temps. Ensuite, le numéro de série correspondant au flux de documents est saisi dans le champ prévu à cet effet et la période de déclaration est enregistrée. Le formulaire T-13 est utilisé lorsque la détermination de la présence et de l'absence d'un employé sur le lieu de travail est effectuée automatiquement.

Une feuille de temps vierge est considérée comme un document ordinaire, elle est donc compilée chaque mois d'une nouvelle manière. Tous les exemplaires ont un numéro de série spécifique, qui correspond au mois de leur création. Ce type de documentation peut être rempli par écrit et formulaire électronique... Après avoir saisi les données nécessaires, il est signé par les personnes responsables.

Pourquoi devez-vous conserver une feuille de temps

Grâce à la feuille de temps, les agents du personnel et les comptables peuvent effectuer :

• Compter le temps de l'employé ;
• Suivi du respect de l'échéancier pendant la période de travail ;
• Paie basée sur les informations spécifiées.

Un tel document est délivré à chaque salarié ainsi qu'un cahier de travail lors de son licenciement.

Formulaire T-12

La législation du travail de la Fédération de Russie ne réglemente pas l'utilisation du formulaire actuel du bulletin, mais le téléchargement d'un formulaire prêt à l'emploi dans Excel sera beaucoup plus facile et rapide que de le compiler vous-même. Le formulaire T-12 est effectué manuellement et se compose de 2 sections :

• Compter le temps passé au travail;
• Calcul associé au paiement du salaire.

Le temps travaillé et non travaillé est enregistré dans le document, qui est affiché en heures et minutes. Il est établi dans un mois et doit contenir un relevé du personnel des salariés. Formulaire prêt signé par la personne principale et le spécialiste du service RH, après quoi il est envoyé au comptable.

Notes dans le bulletin

Selon les règles de saisie des données dans la feuille de temps, formulaire 0504421 pour la période 2017, les informations sur la présence et l'absence d'un salarié sont affichées sous forme de codes. Les désignations sont fournies à l'aide de lettres et de chiffres :

• "I", "01" - travail de jour;
• "R", "14" - congé lié à la grossesse, à l'accouchement et à l'adoption d'un enfant récemment né ;
• "ОЖ", "15" - partir pour s'occuper d'un nouveau-né jusqu'à ce qu'il ait 3 ans;
• "OT", "09" - les vacances principales, qui sont payées;
• "OD", "10" - vacances supplémentaires, qui sont payées.

Sur notre site Web, vous pouvez télécharger gratuitement une feuille de temps vierge et d'autres documents demandés dans divers domaines d'activité. Si nécessaire, il est possible de voir un exemple de remplissage correct de la documentation, en tenant compte de toutes les exigences. Utilisez la recherche pour trouver le fichier que vous voulez.

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Feuille de temps T-12
Feuille de temps-T-13