Description du poste et fiche de familiarisation avec celui-ci. Exemple de journalisation de description de poste

Journal d'inscription les descriptions d'emploi souvent considéré comme non document contraignant, ne nécessitant pas attention particulière. L'élaboration et la comptabilisation des descriptions de poste sont des questions auxquelles on accorde trop peu d'importance, alors même que la description de poste fait partie du cadre réglementaire local de l'entreprise.

De cet article, vous apprendrez:

• Comment se déroule le développement etcomptabilisation des descriptions de poste;
• comment s'inscrirejournal de familiarisation avec les descriptions de poste;
• qu'est-ce qu'il faut pourregistre de délivrance des descriptions de poste.

Élaboration et comptabilisation des descriptions de poste dans l'entreprise

La description de poste fait référence aux documents du cadre réglementaire de toute organisation. Bien que la législation n'oblige pas l'employeur à publier des descriptions de poste, ce document est tout aussi important pour l'employeur que pour l'employé. La description de poste définit les tâches, les exigences de qualification, fonctions, droits, obligations, responsabilité de l'employé. Il s'agit d'un document destiné à réglementer les relations de travail dans une entreprise.

En règle générale, le service juridique ou du personnel est responsable de l'élaboration des descriptions de poste. Cependant, il est plus efficace de confier cela au chef d'unité, qui connaît les spécificités du travail et les subtilités organisationnelles de l'unité structurelle. Le projet d'instruction est coordonné avec des experts juridiques, des spécialistes du personnel, l'organe représentatif des employés de l'entreprise, après quoi il est approuvé par tous les employés intéressés et le chef. Ensuite, la description de poste reste à approuver, à mettre en œuvre et à familiariser l'employé avec celle-ci.

Il est optimal que toutes les descriptions de poste soient préparées en double. Le premier est remis au salarié contre récépissé. Pour enregistrer ce fait, l'organisation doit avoir un journal de familiarisation avec les descriptions de poste. Il est possible qu'une note soit apposée sur la fiche de familiarisation, qui est classée avec les consignes ou dans le journal général de familiarisation avec les actes locaux.

Il semblerait que le processus de travail avec le document se termine ici. L'enregistrement des descriptions de poste, leur comptabilité et leur stockage sont pour une raison quelconque relégués au second plan. Cependant, selon l'arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010, la "documentation administrative, opérationnelle et technique", à laquelle se rapporte la description de poste, doit être conservée "sur le lieu de développement et / ou d'approbation" pour 75 ans. Même si une nouvelle est remplacée, l'ancienne description de poste doit être conservée dans l'organisation pendant trois ans.

Ainsi, cette partie du travail avec la documentation réglementaire ne doit pas être négligée. Si l'organisation a établi la réglementation des relations de travail à l'aide de tels outil pratique en tant que descriptions de poste, le stockage de ces documents doit être organisé au niveau approprié.

Registre des descriptions de poste

La législation actuelle n'implique pas l'enregistrement obligatoire des descriptions de poste. Malgré cela, si une organisation a un flux de travail établi, la publication de nouvelles réglementations doit être enregistrée quelque part. À ces fins, l'employeur a le droit d'établir un registre des descriptions de poste. Si à l'avenir il est nécessaire de trouver un document particulier, la présence d'un tel journal simplifiera grandement la tâche. De plus, ce journal aidera à résoudre des problèmes individuels ou collectifs conflits de travail en cas de conflit entre employeur et employé.

Le registre des descriptions de poste est élaboré par l'employeur sous quelque forme que ce soit. Il n'y a pas de forme unifiée de ce journal ; la société a le droit de développer et d'approuver elle-même les détails du journal.

Exemple de registre de description de travail

L'enregistrement est compris comme un enregistrement de données sur un document sous la forme prescrite. Selon GOST R51141-98, il doit enregistrer le fait de sa création, de son expédition ou de sa réception. Des recommandations similaires sont contenues dans. L'inscription à l'enregistrement d'un document interne est faite au jour de sa signature ou de son visa.

Un échantillon d'enregistrement de description de poste est un enregistrement contenant tous les détails nécessaires, décrivant complètement le fait d'émettre une nouvelle description de poste. En règle générale, une entrée correcte reflétant le fait qu'une nouvelle description de poste a été publiée dans une entreprise est considérée comme une entrée contenant les détails suivants :

1. Numéro et date de la description de poste (ID)

Le numéro d'enregistrement de l'instruction se compose d'un numéro d'ordre dans le tableau des documents enregistrés ou d'un index et de l'année d'émission de l'instruction. Par exemple : n° 18-DI/2014

2. Le nom du poste (catégorie) dans la description de poste

3. Unité structurelle dans laquelle la description de poste sera appliquée

4. Date d'approbation DI

5. Date de familiarisation du CI

6. Nom complet de l'employé

7. Emplacements des copies du document

8. Remarques

Cette colonne peut contenir des informations nécessaires qui ne sont pas liées aux paragraphes précédents. Par exemple : la date de la suppression du poste dans l'organisation et le transfert de la description de poste aux archives ; une note sur le nombre de copies délivrées à l'employé sur la base de l'art.

Exemple de journal de description de travail

Cet exemple de journal de description de poste n'est pas une forme unifiée d'enregistrement des documents réglementaires. L'employeur développe la forme du journal de manière indépendante, en fonction des spécificités de l'organisation.

Journal de familiarisation avec les descriptions de poste

Selon Législation actuelle, l'employeur est tenu de familiariser l'employé avec les réglementations locales relatives à activité de travail employé, avant de signer Contrat de travail ()

La procédure de familiarisation de l'employé avec la description de poste «sous signature» est effectuée à l'aide du «visa de familiarisation». Cette exigence est constituée du titre du poste, de la signature personnelle de l'employé, du décryptage de la signature et de la date. Si le fait de familiarisation est enregistré directement dans la description de poste, le visa de l'employé est placé sur la dernière page du document, après tous les autres. Si le même poste est occupé par plusieurs employés, le document peut contenir plus d'un visa.

La prise de connaissance de la description de poste peut, en outre, être notée dans la fiche de prise de connaissance des actes locaux ou directement sur une copie du contrat de travail. Pour systématiser le flux de travail, l'employeur peut utiliser le journal de familiarisation avec les descriptions de poste, qui contient tous les détails nécessaires.

Le responsable des ressources humaines doit remettre au salarié une copie certifiée conforme de la description de poste après la procédure de familiarisation. Cela protégera à la fois l'employé et son employeur des demandes déraisonnables en cas de conflit. Le fait du transfert d'une copie peut être inscrit dans une colonne distincte du journal des descriptions de poste, ou simplement compléter le visa de familiarisation de l'employé sur la copie de l'employeur avec une note indiquant qu'une copie certifiée conforme a été reçue.

Exemple de journal d'examen de description de poste

Journal de comptabilité pour l'émission des descriptions de poste

Dans certains cas, pour enregistrer les processus de flux de travail dans une organisation, un registre supplémentaire est créé pour émettre des descriptions de poste. Comme indiqué ci-dessus, toute nouvelle description de poste est émise en plusieurs exemplaires. Une copie certifiée conforme est délivrée au salarié contre récépissé. La comptabilisation des descriptions de poste nécessite une marque indiquant que l'employé a lu les instructions. De plus, vous pouvez enregistrer la délivrance d'une copie certifiée conforme à un employé. Pour cela, certaines entreprises ont un magazine correspondant.

Afin d'éviter les malentendus et les désaccords entre l'employeur et l'employé, une note est faite dans le journal d'émission des descriptions de poste que des instructions ont été reçues. Il est important qu'un employé ait une copie des instructions au cas où l'employeur prétendrait exercer ses fonctions. Pour l'employeur, il est important de pouvoir réglementer les relations de travail sur la base de documents réglementaires.

Selon la loi, les descriptions de poste sont des documents normatifs de longue durée. Leur stockage est centralisé au service du personnel. Malgré tout avantages évidents un tel stockage, certaines entreprises conservent les descriptions de poste originales dans les divisions structurelles ou au bureau.

Selon les recommandations énoncées dans, les descriptions de poste doivent être constituées dans un dossier séparé avec une durée de conservation permanente. Ce cas peut être archivé après avoir remplacé les descriptions de poste actuelles par de nouvelles.

Journal de la comptabilité pour l'émission des descriptions de poste. Goûter

La description de poste n'est pas un document réglementaire obligatoire, mais elle est extrêmement importante, car elle aide à réguler le flux de travail. Le stockage et la comptabilisation des descriptions de poste est un élément extrêmement important du flux de documents de l'entreprise.

Des informations détaillées sur la façon de remplir correctement le journal d'enregistrement de la description de poste, ce qui est accepté comme exemple d'enregistrement de description de poste, comment tenir un journal de familiarisation avec la description de poste, vous pouvez voir dans la documentation juridique et les articles du magazine :

12 documents personnels qui vous aideront à réussir n'importe quel test

Le Code du travail (paragraphe 3, partie 2, article 57) note la nécessité d'indiquer la nature des activités du salarié. Il comprend une description du poste, des qualifications, des responsabilités. Il comprend également des informations sur garanties sociales et les avantages prévus pour certaines catégories d'employés.

Sur la base de la partie 5 de l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, les droits et obligations des parties sont prescrits dans l'accord. Si les informations ne sont pas incluses dans le document, ce fait peut être considéré comme un refus d'exercer des droits ou de remplir des obligations.

Il n'y a pas de concept dans la loi. Mais selon l'article 8, il est noté qu'il est nécessaire de créer des réglementations locales pour refléter les normes droit du travail. Conformément à cet article, l'institution a des descriptions de poste.

Les instructions comprennent les tâches et les devoirs de l'employé, sa responsabilité et son autorité. Le document ne doit pas seulement refléter les concepts et les termes, mais aussi les déchiffrer en détail.

Lors de l'embauche, le salarié est tenu de se familiariser avec les dispositions du document. La familiarisation est effectuée contre signature afin d'apporter les conditions de travail au salarié, régulations internes institutions, les droits et obligations des parties, la responsabilité en cas de situations.

Pour confirmer le fait d'étudier le document, un journal a été créé pour familiariser les employés avec les descriptions de poste. Dans ce document, les employés signent après avoir lu le journal. Dans ce cas, la signature est le consentement de la personne aux règles établies dans l'organisation.

Moments de base

Les descriptions de poste ne sont pas un document obligatoire qui doit être élaboré au sein de l'entreprise. Cependant, les contrats de travail y font souvent référence. Cela conduit au fait que l'organisation rédige néanmoins un acte local de ce type.

La description de poste permet d'énoncer toutes les obligations de travail de l'employé dans un document séparé. Cela permet de réduire la portée du contrat de travail. Dans ce cas, l'accord contient un lien vers l'application sous forme d'instructions.

L'établissement d'un document est nécessaire pour chaque poste disponible dans l'organisation.

Il reflète:

• les fonctions;
• les droits;
• pouvoirs;
• conditions de travail.

Le plus souvent, un conseiller juridique rédige un acte. Cependant, les chefs de département et les spécialistes du service du personnel sont souvent impliqués dans la procédure. Ensemble, ils prennent en compte toutes les nuances de l'activité de travail et les particularités de la législation sur cette question.

Après l'inscription, le document est envoyé au responsable de l'établissement pour signature. Il doit, sans faute, émettre une ordonnance sur l'introduction d'instructions à usage interne.

De plus, les employés pour lesquels le document a été élaboré sont impliqués dans la familiarisation. Le fait de lire est enregistré contre signature dans un journal spécial. L'obligation d'une telle assurance est mentionnée aux articles 22 et 67 Code du travail RF.

Le nouvel employé et les employés déjà inscrits par le service du personnel doivent se familiariser avec le document. En outre, conformément au paragraphe 8 de l'article 86, il est obligatoire d'apporter aux citoyens les actes juridiques réglementaires locaux qui réglementent le traitement des données personnelles.

La familiarisation avec les descriptions de poste ne poursuit pas seulement la tâche d'apporter à l'employé les droits et obligations fondamentaux. Le document est nécessaire pour établir des relations de travail entre l'employé et l'employeur conformément à la loi.

Par exemple, les employés qui n'ont pas étudié la disposition sur les secrets d'affaires ne peuvent être tenus responsables de sa divulgation. En cas de signature de l'acte pertinent, la responsabilité viendra pour des motifs juridiques.

La législation ne reflète pas la procédure à suivre pour apporter les documents locaux aux employés. Mais le magazine le plus couramment utilisé est de familiariser les employés avec les descriptions de poste.

Exigences principales

Les descriptions de poste peuvent être adoptées dans une institution sous la forme d'un acte réglementaire local distinct, ainsi que d'une annexe à un contrat de travail. Il est important de prendre en compte les caractéristiques de son développement et de la comptabilisation de l'information.

Règlements

La question de l'élaboration des réglementations locales relève de la compétence de l'employeur. Cette règle est reflétée dans la première partie de l'article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Cependant, la loi ne précise pas :

• commande;
• conditions de création;
• les problèmes d'approbation ;
• altération.

Si les descriptions de poste sont un acte local, elles sont censées être familiarisées avec tous les employés qui sont acceptés pour un poste spécifique. La procédure de fourniture d'un document pour lecture est décrite dans la troisième partie de l'article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie. Il contient une règle selon laquelle la familiarisation est effectuée avant la signature d'un contrat de travail.

Dans le cas de la mise en œuvre d'activités de travail par des employés déjà embauchés et de l'élaboration d'un acte local, la familiarisation est effectuée dans le délai fixé par l'employeur. Après tout, l'article 22 du Code du travail de la Fédération de Russie ne prescrit que l'obligation de la direction de porter les descriptions de poste à l'attention des employés conformément à leurs activités professionnelles.

Même si l'employé vient d'être embauché et que le document a été élaboré plus tard, sa familiarisation est effectuée quelques jours après la signature du contrat de travail.

La loi reflète l'obligation de l'employeur de remettre le document aux employés contre signature. La méthode de confirmation n'est pas spécifiée. Par conséquent, l'employeur peut déterminer indépendamment le document qui contiendra la signature de l'employé. Parfois, une marque de lecture est placée sur le texte de l'instruction imprimée elle-même.

Le plus souvent, un magazine spécial est lancé. Si un tel document est créé dans une institution, le numéro et la date de la description de poste pour laquelle l'employé signe sont écrits en détail.

Annexe au contrat de travail

Le Code du travail de la Fédération de Russie ne mentionne pas la création d'annexes à la convention de travail. Si l'employeur décide de créer des descriptions de poste en pièce jointe au document, il sera alors soumis aux règles de modification similaires à l'ajustement du contrat de travail.

Conformément à l'article 67 du Code du travail de la Fédération de Russie, la conclusion du contrat a lieu par écrit. Au cours de la procédure, deux copies sont faites, une pour chaque partie avec les signatures appropriées.

Si la description de poste est considérée comme une annexe au contrat, elle est lue et signée de la même manière. Avec le contrat de travail, deux exemplaires de l'instruction sont élaborés et transférés à chaque partie après signature.

La législation ne prévoit pas de délai pour la signature des fiches de poste qui sont annexées au contrat de travail. Mais il est logique, pour éviter les conflits de travail, de le faire au moment de la signature de l'accord.

Si la description de poste, qui ne faisait pas auparavant partie du contrat de travail, est élaborée dans l'établissement, les parties signent un accord complémentaire. L'ordre de la procédure est indiqué à l'article 72 du Code du travail de la Fédération de Russie. Il peut être établi à tout moment au gré de l'employeur.

Développement et comptabilité

La législation ne prévoit pas l'obligation pour l'employeur d'élaborer des descriptions de poste. Elles sont nécessaires, avant tout, pour améliorer les relations entre les parties.

Après tout, le document dit :

• tâches d'activité;
• les exigences de qualification;
• obligations fonctionnelles ;
• les droits;
• fonctions;
• responsabilité des employés.

Le document est en cours d'élaboration par le service juridique ou le service du personnel. Il est préférable d'impliquer des chefs de département supplémentaires qui connaissent les spécificités du travail.

Le projet doit être avalisé sans faute.

Avant d'accepter le document, vous devez vous familiariser avec celui-ci :

• avocats;
• officiers du personnel;
• organe représentatif des travailleurs (syndicat).

À la fin, les instructions sont approuvées par le chef de l'organisation.

Les fonctionnalités ont un stockage de documents. Sur la base de l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie n ° 558 du 25 août 2010, des documents similaires à la description de poste sont conservés par l'employeur pendant 75 ans. Même si l'instruction est remplacée par une nouvelle, la version précédente ne peut pas être détruite dans les trois ans.

Dès sa sortie, le document est inscrit au registre des descriptions de poste. Il aide à trouver rapidement les instructions requises par numéro. Ce sera également une confirmation du fait du respect ou de la violation des droits de l'employé par l'employeur.

La forme du journal n'est pas prévue au niveau législatif. Par conséquent, son développement est effectué conformément à la volonté de l'employeur.

Lors de la création de nouvelles descriptions de poste, une note doit être inscrite dans le journal avec :

• numéro et date de création de l'instruction (par exemple, n° 23-DI/2016) ;
• titre d'emploi;
• l'unité structurelle où le document sera appliqué ;
• date d'approbation ;
• date de familiarisation ;
• les données des employés ;
• la présence et l'emplacement des copies du document ;
• notes (liquidation du poste, transfert des instructions aux archives, nombre de copies reçues par l'employé).

Le registre des inscriptions est tenu par le service du personnel de l'établissement. Il vous permet de systématiser les données sur les descriptions de poste émises.

Il convient de rappeler que les droits et obligations de l'employé, prescrits dans les descriptions de poste, ne doivent pas différer des clauses du contrat de travail, en contradiction avec la législation du travail. Le document reflète également la responsabilité de l'employé en cas de manquement à ses obligations.

Après signature et approbation, le document doit être enregistré. Il reçoit un nombre qui, en plus de l'ordinal, contient également un index.

Lors de la création d'un journal de bord, concentrez-vous sur forme unifiéeéchoue en raison de son absence. Par conséquent, l'employeur doit le développer de manière indépendante pour fixer les réglementations locales.

Le plus souvent, lors de la création, on utilise des graphiques qui contiennent :

• numéro de série;
• date d'approbation ;
• date d'enregistrement de l'instruction;
• position;
• subdivision structurelle;
• la date du changement;
• modifications apportées directement ;
• date de familiarisation de l'employé ;
• données personnelles de l'employé ;
• signature de la personne ;
• signature de l'employé responsable de l'entretien ;
• emplacement des copies ;
• Remarques.

Ces sections ne sont pas nécessairement incluses dans la revue. L'institution peut indépendamment supprimer certains postes ou élargir la liste.

Exemple de journal pour familiariser les employés avec les descriptions de poste

Lors de la préparation d'un magazine de familiarisation des employés, vous pouvez vous concentrer sur l'exemple de développement de graphique suivant :

JOURNAL

familiariser les employés

avec des fiches de poste

selon le poste

Nbre p/p	Nom, prénom, patronyme du salarié	Poste occupé	Subdivision structurelle	Informations sur la description du poste	Prise de connaissance de la description de poste (signature, date)
1.
2.
3.

Algorithme détaillé

La description de poste est un document sur la base duquel le statut organisationnel et juridique de chaque employé est élaboré. Conformément à cela, l'employeur peut procéder à la certification, évaluer les violations et porter la responsabilité disciplinaire. Si un employé ne répond pas aux exigences, il peut même être licencié.

Le document est également important pour l'employé lui-même.

Il peut voir :

• la nature du travail;
• les exigences de qualification;
• responsabilités;
• pouvoirs;
• droits;
• responsabilité en cas de non-conformité.

Les descriptions de poste sont élaborées, approuvées et mises en œuvre sur la base d'une commande. Lors de l'embauche, un citoyen étudie le document avant de signer un contrat de travail.

Si les descriptions de poste sont déterminées pour un cercle restreint de personnes, la signature est possible directement sur le document après la fin de la partie texte. Le compilateur signe ci-dessous.

Il est permis d'imprimer immédiatement la phrase "Je connais la description du poste". S'il manque, l'employé doit personnellement faire une telle note. La signature, la transcription et la date sont apposées à côté.

Si vous avez besoin de familiariser un large cercle d'employés avec la description de poste, vous devez créer un journal. Dans celui-ci, chaque personne y inscrit nom, prénom, patronyme, fonction, signature et date.

Le travailleur doit garder le document à proximité pour se guider dans ses activités quotidiennes. Lors de la signature de la description de poste, on peut noter que le deuxième exemplaire a été remis à l'employé. Dans ce cas, il ne pourra pas invoquer le fait que les dispositions du document ont été oubliées par lui.

Refus de vérifier

Dans certains cas, lors de la prise de connaissance des descriptions de poste, un acte spécial est rédigé. Il est nécessaire si l'employé refuse d'étudier le texte du document ou de se familiariser avec les modifications qui y sont apportées. Ensuite, un enregistrement comme celui-ci est créé :

"Aujourd'hui, 12 février 2019 à 11h30 au bureau de Stary Gorod LLC, situé à l'adresse : Moscou, st. Constructeurs, d.12, de. 14 responsable des ventes I.A. Orekhova a reçu sa description de poste pour examen. Le travailleur a refusé de prendre connaissance du document contre signature.

A cet égard, la description de poste a été lue à haute voix en présence d'A.I. Orekhova à la tête du département du personnel Korostyleva O.I.

Les descriptions de poste aident à résoudre divers conflits de travail entre l'employé et l'employeur. Par conséquent, ils doivent être établis conformément aux exigences légales.

Un tel document fournit un résumé de tous les actes normatifs approuvés d'importance interne, conçus pour un usage répété, qui établissent la procédure de gestion des employés.

Local règlements(LNA), qui figurent dans la revue correspondante, sont :

• descriptions de poste (réglementer l'étendue des tâches et la compétence des problèmes résolus par les employés);
• diverses dispositions, telles que la rémunération ou le traitement des données personnelles ;
• conventions collectives (assurer les fonctions de coordination des relations de travail);
• réglementation du travail et autres.

Selon la loi, l'employeur est tenu de familiariser les employés avec la LNA, dont la compétence affecte leurs activités, contre signature (articles 22 et 68 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cela s'applique aux employés existants et nouvellement embauchés.

En outre, le personnel doit se familiariser avec la LNA qui réglemente le traitement des données personnelles dans l'entreprise (clause 8 de l'article 86 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Veuillez noter que la familiarisation des employés avec LNA est importante non seulement en relation avec les exigences de la loi. Cette procédure fixe légalement les devoirs du salarié, qui ne sont pas clairement fixés dans le contrat de travail, mais qui sont d'une grande importance dans la construction des relations juridiques entre le salarié et l'entreprise.

Par exemple, si un employé n'est pas familier avec la disposition sur les secrets commerciaux ( actes locaux, typique de la plupart des entreprises), l'entreprise ne pourra pas porter plainte contre lui en cas de fuite de données secrètes en dehors d'elle. À son tour, si l'employé a signé cet acte, l'entreprise pourra le tenir responsable.

Selon la loi, l'employeur est tenu de familiariser l'employé avec le règlement intérieur, la convention collective et les autres réglementations directement liées à ses fonctions, avant de signer le contrat de travail (article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cependant, un certain nombre de documents sont proposés au salarié en cours d'emploi. Il s'agit des horaires de travail (article 103 du Code du travail de la Fédération de Russie), des ordonnances d'application de sanctions disciplinaires (article 193 du Code du travail de la Fédération de Russie), des documents sur les dossiers du personnel.

Structure de la revue

Ce document corrige le plus souvent :

• actes locaux approuvés dans l'entreprise pour la période de fourniture du document à l'employé pour signature;
• Nom et poste des employés qui doivent signer ;
• services de l'entreprise où travaille le personnel;
• date de familiarisation du personnel avec les documents internes.

La structure du journal prévoit également des colonnes pour les signatures des employés, certifiant qu'ils sont familiers avec liste nécessaire régulations internes.

Le journal est approuvé par le chef d'entreprise.

Qui dirige, où et combien est stocké

Un tel journal est généralement tenu par un employé du service du personnel de l'entreprise.

La période de conservation du journal est déterminée par le directeur de l'organisation, car cette période n'est pas établie par la loi. Cependant, vous devez parfois installer longues périodes espace de rangement. Cela s'applique aux situations où les LNA ont une durée de conservation permanente ou une durée de conservation de 10 ans.

L'entreprise est également tenue de conserver un règlement intérieur dont la validité a expiré. Les périodes de stockage sont établies par la liste des documents d'archives de gestion standard générés au cours des activités des organes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvées par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558.

Exemple de journal de familiarisation avec les réglementations locales

Il n'y a pas de formulaire approuvé pour ce document. Toute organisation peut développer la sienne. Cependant, les éléments structurels de base indiqués ci-dessus doivent être respectés.

Dans l'échantillon, les actes sont regroupés (règlement intérieur, dispositions sur les salaires, etc.). Lors de l'embauche de nouveaux employés, il est plus pratique de les familiariser avec la documentation interne dans les sections.

Dans les entreprises comptant un grand nombre de salariés, il est courant de créer des journaux distincts pour chaque type de règlement intérieur.

Au moment de la signature du contrat de travail avec un nouvel employé, il est également familiarisé avec la description de poste. Mais certains employés ne comprennent pas l'importance de l'étudier. D'autres, fermant simplement les yeux, signent le document.

De plus, les employeurs eux-mêmes peuvent ignorer la création d'instructions et les transmettre à l'employé. Les structures commerciales considèrent le document comme facultatif, notant que les règles et procédures pour l'employé y sont énoncées.

Sans aucun doute, les droits et obligations du nouvel employé sont dans l'accord. Mais pleinement engagé nature du travail ne sont pas donnés dans le texte. Par conséquent, le manque d'instructions conduit souvent à des questions litigieuses entre les parties et à des procédures judiciaires.

Il incombe à l'employeur non seulement de rédiger correctement et correctement le document, mais également de le porter à la connaissance de l'employé. S'il n'y a pas de visa à la lecture, le service du personnel et la direction ne pourront pas confirmer le fait de la familiarisation.

Définition de document

Une description de poste est un document qui a une signification juridique.

Il reflète:

• les droits;
• obligations ;
• conditions de travail du travailleur.

Sur la base des instructions, les employés reçoivent une liste de tâches et de cas qui doivent être effectués sans poser de questions.

Le Code du travail de la Fédération de Russie ne contient pas d'informations selon lesquelles la description de poste doit être communiquée à l'employé sans faute. Mais les institutions exigent souvent la préparation d'un document. Les fonctionnaires municipaux et civils devraient être guidés par des descriptions de poste en tant qu'ensemble officiel de règles.

Souvent, la description de poste est identifiée avec le contrat de travail. Cependant, les documents ont une différence significative. L'instruction est créée pour un poste spécifique, quelle que soit la personne qui l'occupe. Un contrat de travail est établi avec une personne déterminée. Il contient les données personnelles de l'employé.

La description de poste est très importante pour la régulation de l'activité de travail. Avec lui, vous pouvez éliminer la probabilité de conflits et de désaccords entre les parties. Après tout, il détaille toutes les exigences et règles pour l'employé qui sont soumises à une exécution obligatoire.

Structure

La procédure d'établissement d'une description de poste n'est pas réglementée par la loi. Mais le plus souvent, les employeurs conservent la structure généralement acceptée du document.

La description de poste doit comprendre plusieurs sections :

• dispositions générales;
• les droits;
• fonctions;
• responsabilité.

La première section décrit les principaux points de l'activité professionnelle d'une personne.

Parmi eux se trouvent :

• poste occupé;
• les exigences de qualification;
• le niveau d'études et d'expérience de travail requis;
• subordination d'une personne;
• ordre de nomination;
• règles de licenciement;
• qui est subordonné ;
• la procédure de remplacement d'un salarié ;
• documents normatifs pour guider les activités quotidiennes.

À la demande de l'employeur, il est possible d'inclure d'autres éléments dans cette liste. L'essentiel est qu'ils reflètent la nature du travail dans le poste.

La section suivante est prévue pour préciser les droits du travailleur. Ils doivent être fournis conformément au poste qu'il occupe. Il est important de prescrire la relation de l'employé avec d'autres personnes travaillant dans cette unité et d'autres départements.

Entrelacé avec le précédent et la section " Responsabilités professionnelles". Il reflète en détail (pas comme dans un contrat de travail) les obligations d'une personne dans le cadre de l'activité professionnelle du poste occupé.

La section « Responsabilité » prescrit les mesures qui peuvent être prises à l'encontre d'un employé en cas de non-respect des exigences :

• Description de l'emploi;
• législation du travail.

Les règles doivent respecter le cadre légal. Sinon, ils ne seront pas juridiquement contraignants.

Ordonnance d'approbation

De nombreuses entreprises ne créent pas de descriptions de poste pour les employés. Mais le document est important pour assurer une interaction efficace entre l'employeur et l'employé.

Les consignes reflètent les droits, les obligations, ainsi que la responsabilité que l'employé encourra en cas de non-respect des normes. Si un employé signe une feuille de familiarisation ou appose une signature dans un journal, il accepte automatiquement toutes les exigences reflétées dans le document.

Pour que les descriptions de poste aient force de loi, une ordonnance appropriée est requise. Si la confirmation par papier officiel n'est pas faite, alors ils ne seront pas reconnus comme légitimes. Dès lors, l'inspection du travail et le tribunal peuvent reconnaître le salarié en droit et engager la responsabilité de l'employeur.

Souvent, des problèmes surviennent lorsqu'un employé est licencié en raison de violations des obligations conformément à la description de poste. S'il n'est pas appuyé par une ordonnance, l'employé peut être rétabli par voie judiciaire.

La forme de l'ordonnance confirmant le fait de créer des descriptions de poste dans l'établissement n'est pas définie au niveau législatif.

Mais les agents du personnel utilisent souvent un modèle qui reflète trois blocs principaux :

1. Le nom du document est obligatoire.
2. Ensuite, le besoin de préparation du papier est formulé.
3. Le troisième bloc contient la résolution.

L'acte est signé par la direction de l'établissement.

• ajustement;
• comptabilité;
• développement;
• modifications des descriptions de poste.

Le dispositif comprend une liste de postes pour lesquels des descriptions de poste ont été élaborées. Assurez-vous d'écrire la date à laquelle les instructions ont été approuvées. Dans ce cas, la commande doit être émise à la même date.

Le bon de commande peut être téléchargé sur Internet.

Société à responsabilité limitée

Ville de Moscou

ORDRE N° 48-p

du 26.09.2016

sur l'approbation des descriptions de poste

Dans le cadre de l'élaboration des descriptions de poste et de la nécessité de leur donner le statut d'acte juridique réglementaire pour les nouveaux postes de Mayak LLC

JE COMMANDE:

1. Approuver les descriptions de poste en tant qu'actes juridiques élaborés pour les catégories de postes suivantes :

• cadre supérieur ;
• Specialiste en Ventes;
• administrateur du système;
• concepteur de sites Web.

1. Au chef du service du personnel Krivokrysenko L.I. dans les cinq jours suivant la signature de la commande, imprimez et soumettez les descriptions de poste pour mon approbation.
2. Au chef du service du personnel Krivokrysenko L.I. dans les deux jours suivant l'approbation des instructions, familiarisez-vous avec les documents du directeur principal Kornienko E.S., du spécialiste des ventes Muzykin K.S., de l'administrateur système Stukalov A.M., du concepteur Web Antonov A.S. contre signature dans le registre de prise de connaissance des descriptions de poste.

Directeur général ___________________ Andreev V.Ya.

Je connais l'ordre ___________________ Krivokrysenko L.I.

L'employeur peut ne pas approuver les descriptions de poste. Cela est dû au fait qu'il n'y a aucune obligation dans le Code du travail de la Fédération de Russie. Mais lors de l'introduction d'instructions dans le flux de travail, il est important de sécuriser leur utilisation légale à l'aide d'une commande.

Comment apporter des modifications

Les responsabilités professionnelles d'un employé peuvent être ajustées. Cela est possible si les changements ont affecté les conditions de travail organisationnelles et technologiques. Par conséquent, de nouvelles données devraient être incluses dans les descriptions de poste élaborées.

La législation ne prévoit pas la procédure de compilation des instructions en tant qu'actes normatifs. Par conséquent, l'employeur doit, lorsqu'il procède à des modifications, être guidé par la lettre de Rostrud du 31 octobre 2007 n° 4412-6.

Il met en évidence les points principaux :

• Lors de la création d'une instruction en annexe d'un contrat de travail, il est nécessaire de se préparer. Selon lui, les changements portent à la fois sur le contrat de travail et sur les fiches de poste.
• Si les descriptions de poste sont approuvées en tant que document séparé, les modifications n'affecteront pas le contrat de travail. Puis publié nouvelle édition instructions avec familiarisation écrite de l'employé avec celle-ci. Le document est établi en deux exemplaires avec remise de l'un d'eux au salarié.
• Si les modifications concernent les termes du contrat de travail, l'employé doit en être informé en temps opportun. Après avoir obtenu le consentement pour poursuivre les relations avec l'employeur, des ajustements peuvent être apportés à la description de poste.

La familiarisation avec la description de poste est effectuée par les employés nouvellement embauchés. L'employeur dispose d'un certain délai pour soumettre le document pour lecture. Il est légalement établi que le salarié doit étudier les instructions au plus tard au moment de la signature du contrat de travail.

Si l'employé travaille déjà dans l'organisation, il doit accepter l'établissement de ses obligations. En outre, une autorisation est requise lors de l'ajustement des fonctions de travail. Cette règle est reflétée dans l'article 72 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel les modifications d'un contrat de travail ne sont possibles que par accord des parties.

Les fonctionnalités ont et les ajustements aux descriptions de poste. L'employeur peut créer un nouveau document, laissant les conditions de travail inchangées.

Si la modification des instructions n'entraîne pas d'ajustement des obligations de travail de l'employé, l'employeur peut le faire unilatéralement.

Que dit le code du travail ?

La procédure et la fréquence de familiarisation des employés avec les descriptions de poste ne sont pas prescrites au niveau législatif. En pratique, les employés du service du personnel sont guidés par deux positions.

Au paragraphe 10 de la partie 2 de l'article 22 du Code du travail de la Fédération de Russie, il est noté que l'employeur est tenu, contre signature, de familiariser les employés avec les réglementations locales de l'institution relatives aux obligations de travail d'une personne. Parmi ces documents, les fiches de poste sont également distinguées.

Aussi selon l'al. 3 de l'article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, les nouveaux employés, avant de signer un contrat de travail, doivent étudier les documents qui réglementent leur activité de travail.

Il n'y a pas de date limite pour l'examen. Dans le même temps, le Code du travail de la Fédération de Russie stipule que cela doit être fait avant la signature du contrat de travail.

Un exemple de feuille de familiarisation avec la description de poste et la signature dans le magazine

La forme de la fiche de familiarisation avec les fiches de poste n'a pas été élaborée par le législateur. Par conséquent, l'employeur lui-même peut mettre le document en circulation.

Vous pouvez vous référer à l'exemple ci-dessous pour la conception :

Si le salarié refuse

Certains employés subissent le refus de lire les descriptions de poste. Dans ce cas, un acte de familiarisation est dressé. Le document est requis si l'employé refuse intentionnellement d'étudier les dispositions.

Ensuite, le texte suivant est écrit dans l'acte:

"Aujourd'hui, 6 juin 2019 à 15h30 dans l'immeuble de bureaux sur la rue. Vorochilova, 15/6 administrateur système Kruglov Igor Vasilyevich a reçu des descriptions de poste pour examen. Kruglov I.V. refusé de lire le document. De ce fait, la familiarisation contre signature n'a pas été effectuée.

Conformément au refus, la description de poste a été lue à Kruglov I.V. Spécialiste RH Omelchenko N.S.

La description de poste est document important réglementer la relation entre l'employé et l'employeur. Par conséquent, sa préparation doit être abordée avec une responsabilité particulière.

La gestion des documents est un concept large, parfois il cache de telles exigences que les commis et les spécialistes des RH les plus expérimentés ne connaissent même pas. Par exemple, il existe un formulaire tel qu'un magazine pour familiariser les employés avec les réglementations locales. Très probablement la majorité petites organisations ils se passent de ce document, cependant, selon les exigences du Code du travail, il est nécessaire de familiariser les employés avec le règlement intérieur, ce qui signifie qu'il doit être formalisé d'une manière ou d'une autre. Dans cet article, nous verrons ce qu'est un journal et comment le remplir correctement.

Pourquoi avons-nous besoin d'un journal de familiarisation avec les réglementations locales

normes Article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie l'obligation de l'employeur de familiariser les employés avec toutes les réglementations locales (LNA) liées à son activité de travail est prévue. Cette familiarisation doit nécessairement avoir lieu sous la signature de l'employé. Le non-respect de cette exigence engage la responsabilité administrative en cas de non-respect des exigences de la législation du travail. Personne ne veut payer d'amendes, donc le processus de familiarisation doit être formalisé d'une manière ou d'une autre. Il y a plusieurs moyens de le faire:

• rédiger des fiches de familiarisation séparées et les joindre à tous les Règlements, arrêtés et autres documents ;
• mettre des peintures murales directement sur le LNA ;
• commencer un journal spécial.

Les commandes d'embauche, de vacances, de licenciement et d'autres documents personnalisés sont généralement introduites "sous signature" - avec la réception de la signature de confirmation d'une personne sur le document lui-même. Mais avec un règlement intérieur qui s'applique à plusieurs personnes à la fois, la situation est plus compliquée, car si chacun signe directement pour eux, il n'y aura très vite plus de place libre. Par conséquent, les employeurs créent des feuilles supplémentaires spéciales pour les signatures (ce qui n'est pas pratique) ou créent un journal pour familiariser les employés avec LNA. En même temps, dans une grande organisation avec divers départements et autres divisions structurelles où mouvement constant personnel, vous pouvez établir un tel formulaire de type livre séparément pour chaque type de document, et pour les services ou les succursales. Ensuite, tous les actes locaux seront en règle et vous n'aurez pas à y joindre de feuilles supplémentaires.

Exemple de journal de familiarisation avec les réglementations locales

Il n'y a pas de formulaire approuvé pour un tel journal. Comme il n'est pas obligatoire ni même recommandé, les législateurs l'ont contourné de leur attention. L'introduction d'une organisation de cette forme dans le flux de travail vise uniquement à simplifier le respect des exigences du Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres lois. Par conséquent, la façon dont il décide de cette question dépend uniquement de l'employeur. Vous devrez développer vous-même le formulaire nécessaire. L'essentiel est qu'il contienne toutes les réglementations locales auxquelles les nouveaux employés doivent se familiariser. Le formulaire doit être approuvé par le chef de l'organisation par ordre.

Rien de compliqué dans un tel document ne devrait l'être. Par exemple, cela pourrait ressembler à ceci :

De plus, il n'est pas nécessaire de lui donner la forme d'un livre. Il peut également s'agir de feuilles individuelles placées dans un classeur. Vous n'avez pas besoin de mettre de visas d'approbation sur la feuille de tutul, vous ne pouvez inscrire que la date de début et la date de fin des inscriptions.

La structure de la revue et sa durée de conservation

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le formulaire de journal est assez simple. Puisqu'il y a généralement beaucoup de LNA qui doivent être introduits dans les organisations, il est nécessaire d'allouer plusieurs pages pour chacun d'eux. Dans le même temps, la structure de ces pages ne différera pas et contiendra :

• données de l'employé (nom complet) ;
• position et département dans l'organisation ;
• date d'observation (si nécessaire - heure);
• signature personnelle de chaque employé.

Si vous le souhaitez, les feuilles peuvent être numérotées et cousues, mais ce n'est pas nécessaire. Responsable pour maintenir un tel journal est généralement un spécialiste du personnel ou le chef lui-même, si l'organisation est petite.

Séparément, il est nécessaire de noter l'ordre et les conditions de stockage ce document. Cette question n'est pas non plus réglementée par la loi, l'organisation elle-même doit donc l'établir. Le plus souvent, les employeurs veulent le réduire, par exemple 5 ans. C'est une erreur et, en pratique, il est préférable de fixer des durées de conservation plus élevées. Après tout, de nombreux actes locaux ont une durée de conservation permanente ou sont stockés pendant au moins 10 ans. Il est souhaitable que ces périodes ne diffèrent pas de la période de stockage des documents lors de leur familiarisation. De plus, les employés connaissant le LNA il y a plus de 5 ans peuvent continuer à travailler dans cette organisation et soulever la question de les familiariser avec certaines normes. Sans ce document, il sera assez difficile de prouver que les exigences ont été respectées.

Aussi, il ne faut pas oublier Ordonnance du Ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25.08.2010 N 558, qui stipule explicitement que toutes les réglementations locales (règlements, instructions) sur les données personnelles des employés sont des documents d'une durée de conservation permanente. Par conséquent, il est conseillé d'établir les mêmes exigences pour le journal de familiarisation s'il concerne des données personnelles. En particulier, les documents locaux tels que :

• Règlement sur les divisions structurelles de l'organisation;
• Règlement de paie.

Par conséquent, si les employés apposent leur signature et se familiarisent personnellement avec ces LNA, la durée de conservation du formulaire confirmant ce fait devrait être similaire.