Приглашение на день медика образец. Информационное письмо-приглашение на презентацию

Организация любого делового мероприятия требует предварительной подготовки со стороны его устроителей. Заблаговременная отправка приглашения его участникам – это обязательное условие, выполнение которого обеспечивает присутствие всех заинтересованных лиц и их участие в запланированной программе.

Что должно содержать приглашение

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции письма-приглашения:

• проинформировать о мероприятии;
• получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного адресата;
• определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Текст приглашения официальных лиц на мероприятие должен содержать несколько обязательных элементов:

1. дата, время и место проведения с точным описанием маршрута, помогающего участникам добраться до места без посторонней помощи;
2. тема и программа мероприятия с определением времени, запланированном на каждую его часть;
3. роль приглашаемого: будет ли он обычным участником-слушателем или зрителем, либо ему доверена функция докладчика или организатора дискуссии;
4. указание на вид дресс-кода, установленного для всех участников;
5. просьба предоставить обратную связь о решении адресата об участии, вместо фразы о необходимости направить ответ может использоваться буквенное обозначение R.S.V.P. – сокращенная аббревиатура от Repondez sil vous plait, означающая просьбу ответить на письмо;
6. контактные данные устроителей;
7. дополнительная информация, если она необходима;
8. карты и планы рассадки гостей при проведении самого мероприятия и банкета.

Примеры

Виды приглашений можно выделить по нескольким основаниям для классификации.

По наличию указания ФИО приглашаемого лица они подразделятся на:

• именные ;
• общие для группы приглашаемых без индивидуального обращения к каждому участнику.

По формату мероприятия:

• официальные , к которым относятся не только приемы, но и конференции, круглые столы;
• неофициальные .

По цели приглашения делятся на:

• частные : празднования дней рождений, юбилеев, свадеб и ;
• коммерческие : выставки, открытие магазинов, вернисажей.

Приглашение на мероприятие должно содержать всю необходимую информацию о том, как и где оно будет проводиться и каким образом приглашаемый должен подтвердить устроителям свое участие.

Оно может быть личным, как на приведенном примере:

Также оно может оформляться без обращения к конкретному лицу.

Приглашение на завтрак, обед или ужин обязательно содержит информацию о поводе, по которому собираются участники, и просьбу уведомить о принятии предложения.

Приглашение на прием , как правило, оформляется особенно строго и торжественно, на бумаге самого выского качества. Помимо сообщения о времени и месте проведения оно может содержать информацию о формате проведения мероприятия, и при необходимости плане рассадки гостей.

Приглашение на относится к категории наименее строгих форм приглашений. Основная его задача – это организация личной встречи соискателя со специалистом по найму персонала или руководителем подразделения, в которое подбирается новый сотрудник.

Способы доставки

После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.

• Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
• Для организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
• Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
• Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.

Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.

Как ответить на приглашение

Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.

Ответ предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.

При подготовке ответа, особенно, в случае отказа принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете.

Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.

При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.

Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.

Приглашение на конференцию составляется с целью заблаговременного извещения предполагаемых участников этого собрания о месте и сроках ее проведения. Текст официального приглашение на мероприятие такого рода должен быть составлен с учетом статуса участника. Важно, чтобы такое приглашение было информационно емким и составлено таким образом, чтобы вызвать интерес у потенциального участника.

Из статьи вы узнаете:

• для чего составляется приглашение на конференцию;
• как составить приглашение на конференцию;
• где ознакомится с примерами и образцами приглашений на конференцию.

Для чего составляется приглашение на конференцию

Как правило, многие такие конференции имеют многолетнюю историю и проходят регулярно, не реже одного раза в год или в два. Получившие приглашение на конференцию участники могут имеют возможность стать не только слушателями запланированных докладов, но и сами, при желании, выступить на таком собрании с презентацией или докладом. Конференции позволяют участникам ознакомиться с инновационными исследованиями и практиками, получить готовые решения и технологии.

Важно, что официальное приглашение на мероприятие получают и те организации, которые работают в смежных областях, например, разрабатывают специализированное программное обеспечение или создают инструменты и оборудование. Чем шире круг участников этого тематического собрания, тем более интересной и полезной для всех будет такая деловая встреча. Это отличная возможность завязать новые контакты, определиться с рынком сбыта и поставщиками.

Поэтому та организация или несколько компаний, которые берут на себя , должны тщательно продумать, кого включить в список участников. В этот список могут быть включены как предприятия и организации, так и отдельные лица, являющиеся авторитетами и экспертами по вопросу, который стал темой планируемой встречи. И, даже когда мероприятие проводится ежегодно, разослать участникам приглашения на конференцию следует, как минимум, за два-три месяца.

Такой срок будет достаточен для того, чтобы приглашаемый участник не только смог запланировать свои дела с учетом предстоящей встречи с коллегами, но и для того, чтобы он смог предупредить организаторов о своем желании выступить на ней с докладом или презентацией, а также о том, что он хочет выставить на ней свой стенд с образцами продукции.

Организаторам конференции очень важно продумать текст официального приглашения на мероприятие. Он должен содержать не только информацию о теме, месте и времени проведения конференции, но и предложения по возможным форматам участия:

• как основной докладчик;
• как слушатель и участник дискуссий;
• в качестве рядового докладчика;
• как стендист, который представит от лица компании образцы ее продукции.

Основным докладчикам приглашение составляется в индивидуальном порядке. Такие люди, как правило, планируют свою деятельность и, соответственно, предупредить их следует заранее. Они будут и открывать конференцию, и вести пленарные заседания в качестве экспертов.

Рассылаемое в адрес остальных участников письмо-приглашение на конференцию не должно быть пространным и многословным, но при этом должно содержать максимум полезной информации. В идеале, после того, как его прочтет респондент, никаких дополнительных вопросов у него возникнуть не должно.

Текст официального приглашения на мероприятие лучше разбить на несколько тематических блоков-абзацев. Если направляется конкретному человеку, начать его следует с личного обращения по имени-отчеству, например: «Уважаемый Иван Иванович!». В том случае, когда для участия приглашается предприятие, в лице его представителя или представителей личные данные которых неизвестны, уместно будет обратиться: «Уважаемые господа!».

Во втором абзаце следует написать: «Приглашаем Вас принять участие в конференции», указать ее тему или перечислить вопросы, которые будут рассматриваться на ней, после чего указать дату и место, где она будет проходить. Если на этой деловой встрече будет много приглашенных и планируется проведение заседаний по секциям, есть смысл дать в приглашении ссылку, по которой можно будет ознакомиться с подробной программой конференционных заседаний.

Обратите внимание: Если приглашение не содержит личного обращения и начинается со слов «Уважаемые господа!», в следующем абзаце слово «вас» следует писать с маленькой буквы.

В третьем абзаце приглашения на конференцию нужно будет перечислить наиболее авторитетных участников, чье присутствие запланировано и согласовано, а также указать те крупные компании, которые также будут принимать участие.

В четвертом абзаце целесообразно оговорить стоимость участия и форматы присутствия. Как правило, участники, которые будут выступать с докладами, могут получить скидки по оплате, что и нужно будет указать. Также необходимо оговорить когда и в каком виде необходимо направить в адрес организаторов тезисы докладов. В приглашении также нужно будет привести требования к оформлению стендов. При необходимости, участников можно попросить заполнить анкеты и выслать их.

Примеры, образцы приглашений на конференцию

Составляя письмо приглашение на конференцию, образец можно скачать из интернета, но все-таки будет лучше, если его составить самостоятельно, пусть и с использованием примеров. Тем более, что нет необходимости составлять текст такого письма для каждого участника в индивидуальном порядке.

Если речь идет о рядовых участниках, то и конкретные лица, и организации могут быть приглашены по одному и тому же шаблону. Шаблон приглашения на конференцию, составленный один раз, можно будет использовать и в дальнейшем, внося в него актуальные корректировки. Стандартное приглашение на конференцию, образец, представлено ниже.

Приглашение на конференцию может быть составлено и так, как представлено ниже.

В случае, когда приглашение направляется в адрес предполагаемого спикера или человека, который будет в числе основных докладчиков, открывающих работу делового собрания, составить его следует в индивидуальном порядке. Такое приглашение на конференцию, пример, приведено ниже.