Начисление и выплата отпускных в 6 ндфл. ндфл

В соответствии со статьями 37 (пункт 5) Конституции Российской Федерации и 122 Трудового кодекса каждый трудящийся имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. И если с юридической точки зрения принципиальных сложностей с оформлением запланированного отдыха не возникает (составляется и утверждается график, после чего работодатель оформляет , а последний подтверждает ознакомление с ним), то для бухгалтера отражение периода «простоя» в универсальной форме 6-НДФЛ - настоящая проблема.

Причин тому несколько: это и громоздкость заполняемой таблицы, и особенности переноса даты перечисления налога, и, разумеется, большой штат сотрудников, данные о которых следует не пропустить. Ниже будет приведено несколько примеров заполнения декларации 6-НДФЛ. Их достаточно, чтобы отразить отпускные в самых распространённых случаях; могут они быть использованы и для решения более сложных вопросов - с непременной корректировкой под текущие условия.

Особенности заполнения декларации 6-НДФЛ

Декларация, или отчёт по форме 6-НДФЛ, - это сводная таблица, в которой приводятся данные о доходах работников предприятия, включая отпускные и выплаты по больничным, в обособленном (для каждого работника в отдельности) или общем (суммарном) виде. Бланк 6-НДФЛ унифицирован, не подлежит изменениям и в настоящее время, согласно общей практике, заполняется в электронном виде.

Важно : хотя на законодательном уровне не существует запрета на оформление отчёта от руки (налоговая инспекция должна принять и обработать его), целесообразнее, чтобы привести отпускные или , вносить данные в бланк на компьютере. Это ускорит обработку и позволит бухгалтеру исправлять неверно внесённые данные «на лету», не перепечатывая форму каждый раз.

Декларация по форме 6-НДФЛ направляется в Федеральную налоговую службу четыре раза в год в последний день каждого квартала:

• первого - 31 марта;
• второго - 30 июня;
• третьего - 30 сентября;
• четвёртого - 31 декабря.

Важно : если указанные даты выпадают на выходные или праздничные дни (а с 31 декабря так бывает всегда), крайней датой подачи отчёта 6-НДФЛ становится первый рабочий день после окончания квартала. К примеру, если дата 30 июня пришлась на субботу, направить декларацию в ФНС следует не позднее 2 июля, то есть следующего понедельника. Для четвёртого квартала крайний срок подачи 6-НДФЛ - первый день после окончания новогодних каникул.

Декларация 6-НДФЛ состоит из двух страниц и трёх основных разделов:

1. На первой странице приводятся данные организации: полное наименование, идентификационный номер налогоплательщика и КПП, код по ОКТМО, номер телефона, информация о налоговом агенте и его представителе. На той же странице налоговый инспектор подтверждает ознакомление с документом и правильность его оформления.
2. На второй странице (в первом разделе) в пронумерованных строках указываются обобщённые показатели: ставка налога на доходы физических лиц, суммарный доход работников за отчётный квартал, начисленный и удержанный НДФЛ и число сотрудников, в отношении которых заполняется отчёт. Во втором разделе (в дублированных строках 100, 110, 120, 130 и 140) бухгалтер должен отразить:
   • в позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником дохода (отпускных, выплат по больничному и так далее);
   • в позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания налога на доходы физических лиц с каждой конкретной суммы;
   • в позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления удержанного налога в адрес Федеральной налоговой службы;
   • в позиции под номером 130 - размер каждого фигурирующего во втором разделе дохода;
   • в позиции под номером 140 - размер удержанного налога в отношении указанного выше дохода.

В конце формы 6-НДФЛ приводятся подпись составителя с расшифровкой и дата оформления документа. Поскольку декларация заполняется и направляется в налоговую инспекцию в электронном виде, оттиска печати или штампа организации на ней проставлять не требуется. Не нужна и квалифицированная цифровая подпись: в данном случае для ФНС достаточно подписи бухгалтера и контактных данных предприятия.

Как и , порядок и сроки их отражения в декларации 6-НДФЛ определены однозначно и не могут быть изменены по желанию работодателя или специалистов бухгалтерского отдела.

В соответствии с пунктом 1 (подпункт 1) статьи 223, пунктами 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации и положениями других документов, в отношении сроков получения отпускных и удержания налога на доходы физических лиц действуют следующие правила:

• датой получения дохода принимается день перечисления сотруднику выплаты, вне зависимости от используемого способа (на пластиковую карту, расчётный счёт, в кассе);
• дата удержания НДФЛ совпадает с датой получения работником дохода (в настоящее время налог вычитается из суммы автоматически, без участия сотрудника);
• дата, до наступления которой должен быть перечислен налог на доходы физических лиц, - последнее число месяца выплаты, хотя ничто не мешает работодателю перевести деньги в адрес ФНС непосредственно в день удержания.

Важно : как и в предыдущем примере, если последний день календарного месяца, в котором была произведена выплата, - выходной или праздничный, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день. Например, если работник получил отпускные 15 апреля, 30 апреля - воскресенье, а 1 и 2 мая - выходные дни, подать декларацию по форме 6-НДФЛ следует до 3 мая. В отдельных случаях, если штат невелик, имеет смысл перевести средства в адрес налоговой инспекции раньше, например 16 или 17 числа.

Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ в общем случае

Чтобы понять, какие именно сведения и в каком порядке вносятся в декларацию, следует рассмотреть несколько базовых примеров. Конечно, в реальной практике встречаются значительно более сложные случаи, но и с ними можно справиться, взяв в качестве образцов приведённые ситуации.

Первый №1 - самый простой. Пусть в организации «Розочка» в первом квартале в отпуск уходят три работника, обозначенных для простоты буквами русского алфавита:

• сотрудник А - 26 января (выплата отпускных - 20 января, сумма - 15000 рублей);
• сотрудник Б - 13 марта (выплата отпускных - 10 марта, сумма - 17000 рублей);
• сотрудник В - 25 марта (выплата отпускных - 21 марта, сумма - 26000 рублей).

Кроме того, пусть 31 января - рабочий день, а 31 марта - воскресенье. Тогда для сотрудника А сведения о выплате отпускных и удержании налога могут быть отражены в декларации с 26 по 31 января, для сотрудника Б - с 10 марта по 1 апреля (ближайший рабочий день после выходного), а для сотрудника В - с 25 марта по 1 апреля (в связи с теми же обстоятельствами).

В таком случае в Разделе 1 декларации 6-НДФЛ нужно привести следующие данные (для упрощения доходы других работников организации не рассматриваются):

1. В позиции под номером 010 - ставку налога на доходы физических ли. Её значение регулируется законодателем и на текущий момент составляет 13%.
2. В позиции под номером 020 - суммарный доход уходящих в отпуск сотрудников: 15000 + 17000 + 26000 рублей, то есть 58000 рублей.
3. В позициях под номерами 025, 030 и 045 - нули, поскольку дохода в виде дивидендов сотрудники не получили, налоговых вычетов в данном случае не полагается, а НДФЛ с нулевого дохода по дивидендам равен, как несложно догадаться, нулю.
4. В позиции под номером 040 - суммарный размер НДФЛ по ставке 13%, который полагается вычесть из доходов работников: 58000 × 0,13, то есть 7540 рублей. Калькуляцию можно провести и отдельно для каждого значения: (15000 × 0,13 + 17000 × 0,13 + 26000 × 0,13) рублей, то есть (1950 + 2210 + 3380) рублей. Но поскольку в строке следует привести суммарное значение, надобности в таких подробных вычислениях нет.
5. В позиции под номером 050 - сумму авансового платежа. Для отпускных выплат в абсолютном большинстве случаев аванс не начисляется, а потому бухгалтер может смело ставить в строке нуль.
6. В позиции под номером 060 - число физических лиц, получивших доход. Как было отмечено в начале примера, для простоты декларация 6-НДФЛ составляется только в отношении трёх работников, ушедших в отпуск.
7. В позиции под номером 070 дублируется сумма удержанного НДФЛ - 7540 рублей.
8. В позициях под номерами 080 и 090 проставляются нули - пусть налоговый агент (организация-работодатель) сумел удержать налог на доходы физических лиц в полном объёме и не имеет оснований возвращать работникам какую-либо часть из суммы НДФЛ.

В Раздел 2 отчёта по форме 6-НДФЛ за первый отчётный квартал попадают только данные работника А, поскольку перечисление НДФЛ, удержанного с отпускных сотрудников Б и В, будет произведено (по описанным выше причинам) уже в начале следующего квартала. Таким образом, в форме 6-НДФЛ за первый квартал следует вписать:

1. В позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником А дохода (20 января 2018 года).
2. В позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания налога на доходы физических лиц в отношении того же сотрудника (20 января 2018 года).
3. В позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления удержанной суммы в Федеральную налоговую службу (31 января 2018 года).
4. В позиции под номером 130 - сумму полученного сотрудником дохода в виде отпускных (15000 рублей).
5. В позиции под номером 140 - сумму удержанного НДФЛ (1950 рублей).

В Разделе 2 декларации 6-НДФЛ за второй квартал будет содержаться информация о двух других работниках — Б и В:

1. В позиции под номером 100 - соответственно 10 и 21 марта 2018 года.
2. В позиции под номером 110 - те же даты.
3. В позиции под номером 120 - календарная дата (в принятом формате) перечисления удержанного с каждой из сумм налога на доходы физических лиц в бюджет (1 апреля 2018 года).
4. В позиции под номером 130 - соответственно 17000 и 26000 рублей.
5. В позиции под номером 140 - соответственно 2210 и 3380 рублей.

Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ, если отпускные были выплачены работнику в декабре

Пусть работник Г, уходящий в отпуск 25 декабря 2018 года, получил причитающуюся ему сумму (35000 рублей) 20 декабря 2018 года. По понятным причинам в конце отчётного квартала (31 декабря) перечислить удержанный налог на доходы физических лиц в бюджет будет некому. Следовательно, если бухгалтер не сделал этого раньше, ему следует перевести деньги в первый рабочий день нового 2019 года - 8 января.

В этом случае заполняются две декларации 6-НДФЛ:

1. В первой (за последний квартал 2018 года) в Разделе 1 вносятся данные в той же последовательности, что и в предыдущем примере:
   • в позиции под номером 010 - ставка НДФЛ (13%);
   • в позиции под номером 020 - сумма дохода сотрудника (35000 рублей);
   • в позициях под номерами 025, 030, 045, 050 - нули;
   • в позиции под номером 040 - сумма НДФЛ (4550 рублей);
   • в позиции под номером 060 - число работников (в данном случае - 1);
   • в позиции под номером 070 - итоговая сумма налога на доходы физических лиц (4550 рублей);
   • в позициях под номерами 080 и 090 - нули.

1. Во второй (за первый квартал 2019 года) в Разделе 2 необходимо будет указать:
   • в позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником Г отпускных (20 декабря 2018 года);
   • в позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания с указанной выше суммы налога на доходы физических лиц (20 декабря 2018 года);
   • в позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления налога в бюджет (8 января 2019 года);
   • в позиции под номером 130 - сумму отпускных (35000 рублей);
   • в позиции под номером 140 - размер НДФЛ (4450 рублей).

Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ, если отпускные были начислены одновременно с зарплатой

В этом случае в Разделе 2 формы 6-НДФЛ следует привести данные раздельно для заработной платы и отпускных. К примеру, если работник Д, увольняясь после отпуска, получает 20 октября 2018 года зарплату в размере 25000 рублей (налог с неё работодатель должен перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня, то есть 21 октября 2018 года) и в тот же день получает отпускные в размере 13000 рублей (удержанный налог нужно перевести в Федеральную налоговую службу до 31 октября 2018 года), соответствующие данные и должны быть отражены в строках 100–140.

Существуют и более сложные варианты, например выплата . Какой бы ни была ситуация, бухгалтеру следует руководствоваться приведёнными выше инструкциями и не забывать о сроках перечисления удержанного налога в бюджет; в противном случае за каждый день просрочки будет взыскиваться пеня, а впоследствии предприятие может быть оштрафовано.

Подводим итоги

Отпускные в декларации 6-НДФЛ отражаются в двух разделах. В первом приводятся общие суммы доходов сотрудников и удержанных с них налогов, включая дивиденды и авансовые платежи. Во втором - выплаты для каждого работника в отдельности.

Если деньги по объективным причинам не были направлены в ФНС до конца отчётного квартала, перечисления следует отразить в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за следующий квартал. Отпускные, полученные одновременно с зарплатой, отражаются в том же разделе в разных строках. Если перевод не был осуществлён вовремя, работодателю придётся платить пени за каждый день просрочки, а в дальнейшем, если ситуация не будет исправлена, - немалый штраф.

До 2016 компании и предприниматели, имеющие наемных работников, сдавали в инспекцию только годовой отчет 2-НДФЛ. Однако органами налогового контроля был разработан и утвержден отчет 6-НДФЛ, требуемый к сдаче по итогам каждого прошедшего квартала.

6-НДФЛ создан с целью передачи в инспекцию сведений о начисленных и выплаченных компанией – налоговым агентом в отношении своих работников доходах, категориях налоговых вычетов и исчисленного и уплаченного в бюджет налога.

Этот налоговый отчет состоит из титульного листа и двух разделов, предназначенных для отражения информации о доходах и налоге. Актуальный для 2018 года бланк утвержден приказом ФНС № ММВ-7-11/18 от 17.01.18г.

Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ

Форма составляется после окончания каждого квартала нарастающим итогом. Расчет необходимо передать в инспекцию ФНС во время личного посещения, воспользовавшись услугами почты или по телекоммуникационным каналам связи. Однако в бумажном формате передать налоговикам могут только те компании, которые имеют в штате не более двадцати пяти работников.

Датой передачи отчета является день фактической передачи документа, если плательщик сдает его самостоятельно. Если компания передает отчет почтой или электронно, то датой установлен день фактической отправки документа.

6-НДФЛ: отпускные и больничные. Как отразить в расчете

При составлении расчета 6-НДФЛ бухгалтерская служба сталкивается с множеством сложностей. Помимо всех прочих доходов физического лица в отчете необходимо отразить выплату работодателем больничных и отпускных. Как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ и больничные пособия? Эти виды дохода сотрудников отличаются от перечисления оплаты труда, прежде всего периодом начисления.

Начисление отпускных производится в срок не позднее трех дней до наступления периода отпуска, в то время как больничный бухгалтер обязан начислить в учете в течение десяти дней после получения больничного листа.

Тем не менее, несмотря на разный период начисления отпускных и больничных, уплата в бюджет НДФЛ за сотрудников осуществляются в последний день месяца, в течение которого были отражены соответствующие начисления. Именно по этому признаку в 6-НДФЛ отпускные и больничные выплаты отличаются от всех прочих начислений в отчете.

Немало сложностей возникает у сотрудника бухгалтерской службы в отношении периода нетрудоспособности и отпуска в 6-НДФЛ: как отражать, и какие установлены особенности.

Отражение отпуска в 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как отразить выплату отпускных в 6-НДФЛ, необходимо определить каким образом производилась выплата положенной сотруднику компенсации. Это возможно осуществить двумя способами:

• Выдать работнику положенные отпускные одновременно с расчетами по зарплате;
• Перечислить их сотруднику непосредственно в тот период, когда в учете создано начисление.

Однако, несмотря на существенные различия, и в том, и в другом случае отражение отпускных в 6-НДФЛ необходимо производить отдельно от остальных выплат работнику по причине того, что для отпускных предусмотрен особый порядок расчета с бюджетом по НДФЛ.

Таким образом, отпускные в первом разделе должны быть показаны в общей сумме начислений (стр. 020) и общей сумме рассчитанного НДФЛ (стр. 040). В общую сумму исчисленного бюджетного платежа (стр. 070) величина НДФЛ с отпускных попадет только в том случае, если период его перечисления в бюджет соответствует периоду составления расчета 6-НДФЛ.

На практике возникают ситуации, когда отпуск находится в разных отчетных периодах. С целью определения действия бухгалтера в этом случае и осуществить заполнение 6-НДФЛ по отпускам, необходимо рассмотреть общие требования к переносу отпусков:

• Начисление полученного работником дохода в виде отпускных и рассчитанного на основе этого НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ следует отразить в первом разделе 6-НДФЛ, в соответствие с периодом их фактического начисления и выплаты, вне зависимости от того к какому периоду они действительно относятся;
• Выплату отпускных работнику бухгалтеру следует отразить во втором разделе налогового расчета.

Таким образом, основополагающим признаком, определяющим как заполнить отпускные в 6-НДФЛ, является время их фактического начисления и выдачи работнику, а не тот временной промежуток, с которым они связаны.

Наиболее часто на практике встречается ситуация, в которой бухгалтеру необходимо произвести перерасчет отпускных, 6-НДФЛ по которым уже предоставлен в инспекцию. Произойти это может по следующим причинам:

• При первоначальном расчете отпускных сотрудником бухгалтерии была допущена ошибка, вследствие которой в расчете показаны некорректные данные. В этой ситуации в инспекцию ФНС необходимо сдать уточненный вариант отчета.
• Перерасчет отпускных связан с нестандартной ситуацией при предоставлении отпуска работнику (отзыв из отпуска, увольнение работника, перенос и прочее) и регламентирован на уровне законодательства. В этой ситуации сдавать уточненный отчет 6-НДФЛ необходимости не возникает, так как все данные, отраженного в 6-НДФЛ отпуска этого работника можно показать в расчете за период, в котором произведен перерасчет.

Отражение больничных в расчете 6-НДФЛ

Прежде чем говорить о том, как отражается в налоговом отчете 6-НДФЛ величина перечисленных персоналу больничных, необходимо определить какие виды выплат пособий по нетрудоспособности облагаются налогом на доходы и требуют отражения в расчете.

Налоговое законодательство устанавливает требование облагать подоходным налогом все пособия по временной нетрудоспособности, за исключением пособия по беременности и родам.

При отражении больничного в расчете 6-НДФЛ необходимо обратить внимание, что дата получения дохода (выплата работнику) в виде больничного и дата удержания налога должны совпадать, то есть стр. 100 = стр. 110, в связи с тем, что в соответствие со ст. 4 НК РФ удержание налога производится во время выплаты больничного сотруднику.

Однако у работодателя отсутствует обязанность перечислять отдельно НДФЛ по больничному каждого сотрудника. Для расчета с бюджетом по подоходному налогу достаточно суммировать все величины налога к уплате за календарный месяц и перечислить их в казну одним платежом. Если последний день расчетов по НДФЛ выпадает на выходной или праздничный день, перечислить налог следует в ближайший рабочий день.

6-НДФЛ с примером больничного и отпуска

Отражение отпускных в 6-НДФЛ: пример

Для наглядного представления того, как отражать отпускные в форме 6-НДФЛ, приведем пример.

ООО «Мармелад» имеет в штате 3 работников, за второй квартал им были выплачены следующие суммы:

• Зарплата за май – 110000 рублей – 05 июня
• Отпускные сотруднику – 10000 рублей – 15 мая
• Зарплата за июнь – 120000 рублей – 04 июля

Налог должен быть перечислен в день выдачи заработной платы. Налог с выплаченных отпускных уплачен в бюджет 31 мая. В связи с тем, что НДФЛ с зарплаты за июнь перечислен в бюджет уже в июле, сведения об этом во втором разделе отчета не учитываются, тогда как в первом будут отражены.

Рассмотрим образец заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Рис. 1 Отпускные в 6-НДФЛ: пример заполнения

При ответе на вопрос о том, как показать отпускные в 6-НДФЛ, следует обратить внимание на тот факт, что дата фактического перечисления в казну налога соответствует последнему числу месяца.

Пример отражения больничных

ООО «СПАРТА» имеет в штате 4 работников, за второй квартал им были выплачены следующие суммы:

• Зарплата за апрель 120000 рублей – 04 мая
• Зарплата за май – 120000 рублей – 05 июня
• Больничные сотруднику 8000 рублей – 13 мая
• Зарплата за июнь 120000 рублей – 04 июля

Налог должен быть перечислен в казну в день выплаты заработной платы. Заработную плату за июнь необходимо отразить в первом разделе расчете , но не указывать во втором.

Рис. 2 Образец заполнения больничного в расчете

Анализируя сложности, связанные с тем, как в 6-НДФЛ отразить отпускные и больничные, необходимо обратиться к налоговому законодательству, которое определяет основные принципы, характеризующие исчисление и заполнение 6-НДФЛ отпускными и больничными.

В качестве нормативно-правовой базы, определяющей как отразить отпускные в 6-НДФЛ (пример см. выше) выступают НК РФ, ТК РФ и Письма Минфина РФ.

В статье рассмотрен процесс заполнения формы 6-НДФЛ и приведен пример заполнения расчета с отпускными. Бланк 6-НДФЛ и образец заполнения с отпускными можно скачать ниже.

Сама форма и порядок ее заполнения подробно рассмотрен в .

Бланк 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015. Указанный приказ утверждает порядок заполнения отчета, однако он не учитывает некоторых особенностей и нюансов заполнения, а потому более подробная информация раскрывается в поясняющих письмах ФНС России, которыми также нужно руководствоваться при заполнения расчета 6-НДФЛ.

Расчет подается 4 раза в год — за 3, 6, 9 и 12 месяцев. За 3, 6 и 9 месяцев расчетов сдается в течение следующего месяца, следующего за периодом. За год — до 1 апреля включительно. То есть срок сдачи 6-НДФЛ за 2016 год — до 1 апреля 2017 года включительно, в связи с тем, что в 2017 году 1 апреля попадает на субботу, крайний срок подачи расчета переносится на 3 апреля 2017 года.

Образец заполнения 6-НДФЛ с отпускными в 2017 году

Порядок отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ рассмотрим на примере оформления отчета за 2016 год для подачи его в 2017 году.

Как отразить отпускные в первом разделе 6-НДФЛ

Отпускные, так же как и заработная плата, облагаются НДФЛ по ставке 13%, а потому величину начисленных отпускных за год нужно суммировать с общей зарплатой и показать в обобщенном виде строке 020 первого раздела 6-НДФЛ. В данной строке показываются все начисленные в 2016 году отпускные, независимо от момента и факта их выплаты.

В данной строке не показываются те выплаты физическим лицам, которые не облагаются НДФЛ. Отпускные, начисляемые сотрудникам при уходе в оплачиваемый отпуск (основной трудовой, учебный) не относятся к данной категории, а потому включаются в строку 020 первого раздела в полном объеме. С суммы отпускных работодатель должен удержать 13%, выдав работнику на руки размер отпускных за вычетом подоходного налога. Размер полученного налога показывается в поле 040, данная величина определяется как ставка, указанная в поле 010 (в отношении отпускных это 13%), умноженная на сумму доходов из поля 020.

В поле 070 первого раздела нужно показать удержанный налог.

Если работнику предоставляется отпуск авансом, он получает отпускные с учетом, что далее отработает положенный срок. Если после выхода из отпуска работник увольняется, не отработав положенный период, за который представлен отпуск, то работодатель вправе удержать излишне выплаченные отпускные, а следовательно придется пересчитать их размер и удержанный по ним НДФЛ. Результаты перерасчета должны быть учтены в разделе 1 формы 6-НДФЛ, то есть в поля данного раздела за 2016 год нужно вносить показатели по состоянию на 31 декабря 2016 года с учетом всех перерасчетов отпускных и НДФЛ по ним.

Как отразить отпускные во втором разделе 6-НДФЛ

В этом разделе показываются даты и суммы, при заполнении расчета 6-НДФЛ сведения приводятся за последние три месяца 2016 года (октябрь, ноябрь, декабрь):

• 100 — день фактической выдачи дохода, для отпускных — это день их выплаты работнику (не позднее чем за три дня до начала отпуска). Особенность в том, что для зарплаты фактический день выплаты дохода — это последний день месяца, за который она начислена. В связи с тем, что для зарплаты и для отпускных даты разные, то эти суммы нужно разделять по разным датам, отдельно заполняя поля 100-140 для зарплаты и для отпускных;
• 110 — момент удержания НДФЛ — дата соответствует дню выплаты дохода;
• 120 — перечисление НДФЛ — для отпускных это последний день месяца, в котором они выплачены. Опять же для зарплаты данная дата соответствует дню, идущему за днем выплаты, а потому отпускные также нужно обособлять от зарплаты;
• 130 — доход, выплаченный в дату, указанную в поле 100. Сумма отпускных будет показана отдельно от зарплаты;
• 140 — сумма НДФЛ, удержанный в день из поля 110.

Необходимо включать во втором раздел только те суммы отпускных, даты выплаты которых попали в три последние месяца периода. В отношении НДФЛ то же правило, показывается только тот налог с отпускных, дата удержания и перечисления которого пришлась на последние три месяца периода.

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными:

Исходные данные:

Отпускные выданы работнику 13.11 в размере 30000 руб. З/п за ноябрь составила 20000 руб. и выплачена 05.12, в этот же день перечислен НДФЛ с з/п. Для чистоты эксперимента пренебрегаем прочими месяцами и сотрудниками. В 6-НДФЛ отражены данные только по ноябрю 2016 года, в котором выплачены отпускные

Видео — заполнение 6-НДФЛ на реальных примерах:

Чтобы соблюдать требования законодательства при заполнении 6 НДФЛ, отпускные следует отражать правильно. Эта новая форма отчетности введена в действие недавно, поэтому быстрее понять работу с ней помогут специальные примеры.

При заполнении этой отчетности надо понимать главное отличие от формы 2 НДФЛ, которая использовалась ранее. Новый документ содержит сведения непосредственно о налоговом агенте и его обязательствах перед государством. Поэтому в нем не нужно указывать данные о доходах, не подлежащих налогообложению.

Но в 6 НДФЛ отпускные и больничные записывают обязательно. Они облагаются налогом по стандартной ставке, 13%. Для точного контроля необходимо наличие в отчетном документе не только соответствующих сумм, но и важных дат:

• получения дохода (фактического);
• удержания НДФЛ;
• перечисления НДФЛ в бюджет.

Общим требованием является строгое соблюдение сроков подачи данных в органы ФНС:

• 05.2016;
• 08.2016;
• 10.2016;
• 04.2017.

Обратите внимание, что последний документ с данными за последний квартал допустимо передать вместе с другой отчетностью весной следующего года.

Чтобы случайно не нарушить правила, следует помнить, что только при личном посещении налоговой инспекции соответствующие даты будут совпадать. На почте надо при отправке письма получить официальное подтверждение. В системе электронного документооборота необходимые данные фиксируются автоматически.

Ошибки и неточности наказывают денежным штрафом. На исправление дают 5 дней. При нарушениях сроков более 10 дней законодательством разрешена блокировка счета налогового агента. По этой причине не рекомендуется совершать нарушения, способные нарушить нормальную деятельность ИП, организации.

Пример заполнения формы

Как отразить отпускные в 6 НДФЛ: заполнение титульного листа

Общие правила оформления подобной отчетной документации действуют и в этом случае:

• Заполнение полей начинают с левого края.
• При наличии пустых позиций в них записывают прочерки: «–».
• Если возникли помарки, то придется заполнять лист заново. Исправления и применение корректирующих карандашей не разрешается.
• При скреплении сохраняют целостность бумажных носителей.

Проще заполнять формы с применением специализированного программного обеспечения. Передавать отчетность также удобнее в цифровом виде. Бумажные формы допустимы только при небольшой численности персонала. Если в штате есть 25 и более человек, получавших доход, то используют исключительно электронный документооборот.

Начнем рассмотрение примера с титульного листа:

• На первой странице вверху указываются идентификационные параметры налогоплательщика. Если это – филиал предприятия, то заносят данные КПП. В нашем примере отчет подает индивидуальный предприниматель Петров, поэтому он заполняет эту графу прочерками.
• При правильном заполнении отчета у проверяющих органов не возникнут замечания. В противном случае придется делать исправления. Новый документ будет корректировкой, что обозначают порядковым номером в соответствующей графе. В нашем примере составляется первый вариант отчета, поэтому вписывают нули.
• Отчет заполняют и передают в НИ ежеквартально, с записью кода: 21, 31, 33, или 34 соответственно. Этот документ полугодовой, поэтому записывается «31».
• Далее заполняют графы с типовыми данными: код налогового органа, место предоставления отчета, наименование, телефон.
• В отдельном блоке указывают Ф.И.О. физического лица. Это может быть ответственный сотрудник предприятия, представитель. В последнем варианте делают запись с данными о документе, подтверждающем соответствующие полномочия.

Обратите внимание, что дата составления документа не подтверждает факт своевременного предоставления его в органы ФМС.

Отпускные в 6 НДФЛ: заполнение отчетной части

Теперь изучим подробнее, как отразить в форме 6 НДФЛ отпускные. Эти суммы считаются доходом и облагаются по ставке 13%. Важными являются перечисленные выше сроки расчета и перевода отпускных, налогов. Приведем особенности заполнения отдельных позиций.

В первом разделе содержатся сводные данные, которые считают нарастающим итогом:

• Строка 020. Сюда вписывают сумму всех доходов физических лиц, которые облагаются налогом. В нашем примере помимо заработной платы добавлены отпускные. В этой графе учитываются начисления за отчетный период, поэтому вполне допустимо, что величина будет больше, чем реальные выплаты. Пенсии и другие государственные пособия сюда не входят.
• В строках 040 и 070 указаны сумы исчисленного и удержанного НДФЛ. Они не обязательно совпадают. При заполнении используются реальные данные, подтвержденные первичными документами.
• Доходов в виде дивидендов, авансовых платежей и других действий по списку первого раздела не было, поэтому следующие строки заполняют прочерками: 025; 030; 045; 050; 080 и 090.
• В стр. 060 записано количество работников (2), которые получали доход в этом периоде.

Данные по второму разделу представлены в таблице:

Строка

Значение

Ох, уж этот 2 раздел в отчете 6-НДФЛ. Сколько всего написано и сказано тем не менее каждый квартал к нам обращаются пользователи с одной очень неприятной и очень распространённой ошибкой.

Думаю, многие из вас сталкивались с ситуацией, когда во втором разделе суммы "разбегаются" по двум разным блокам строк. Т.е. один блок строк с пустой 130 строкой, а другой – с пустой 140 строкой. В своей новой статье я рассмотрю эту ошибку на примере начисления и выплаты отпускных в программах 1С: Зарплата и управление персоналом 8. А так как в редакциях 2.5 и 3.1 проблема решается по-разному, то и примеры будем разбирать на разных программах с разными настройками.
Итак, начнем с программы 1С: ЗУП 8, редакция 3.1.
1 июня сотруднику был начислен отпуск и в тот же день выплачен. Но обстоятельства немного изменились и выплату отпускных перенесли на 02.06. И вроде бухгалтер везде поменял даты, тем не менее, при заполнении 6-НДФЛ во втором разделе его поджидает вот такая печалька:

Да, многим взгрустнулось, глядя на эти два блока во втором разделе. Ну что ж. Давайте посмотрим на документы. Итак, мы помним, что раздел 2 "рисуется" двумя видами документов: начислением и выплатой. В нашем случае сначала откроем документ Отпуск . Здесь важной является. У нас она равна 02.06

Теперь откроем документы выплаты, т.е. . И вроде дату в документе мы тоже изменили, никаких других дат здесь нет и на первый взгляд документ заполнен верно. Почему же суммы разбежались?

А вот теперь, небольшой секрет. В этом документе спрятана еще одна дата. Это дата получения дохода. Где ж ее найти? Давайте кликнем левой кнопкой мыши на сумме НДФЛ:

В результате откроется вот такое окно, в котором и прячется та самая Дата получения дохода.

Такая ситуация возникала потому, что мы правили дату документа выплаты после того, как он уже был сформирован. Т.е. сначала программа автоматически заполняет все верно. А вот после наших правок, надо все внимательно перепроверить.
Итак, дату получения дохода можно поправить в этом открывшемся окне или в документе нажать на кнопку Обновить налог .

При нажатии этой кнопки дата получения дохода автоматически изменится. Когда сотрудников в ведомости несколько, то удобнее конечно воспользоваться именно этой возможностью. После этого можно опять кликнуть по сумме НДФЛ и убедиться что дата изменилась.
После всех манипуляций возвращаемся в отчет 6-НДФЛ, перезаполняем и вуа-ля, наша ошибка в разделе 2 устранена.

А теперь рассмотрим ту же ситуацию в программе 1С: Зарплата и управление персоналом редакция 2.5. И в этой программе возможны два варианта возникновения и устранения такой ошибки в зависимости от настроек параметров учета.
Итак, на закладке Предприятие открываем настройки Параметров учета:

Установка этого флажка означает, что начисление и удержание в программе НДФЛ осуществляется одновременно. Т.е. в момент начисления НДФЛ сразу же происходит удержание, и эти сведения попадают в раздел 2 отчета 6-НДФЛ.

Итак, у нас начислен отпуск 02.06.17. Все данные в документе рассчитаны автоматически.

В расчете 6-НДФЛ отпускные отражены вот так:

Вернемся еще раз в начисление отпуска и посмотрим, какие движения по регистру делает этот документ:

Мы видим, что документ делает движения по регистру со знаком "плюс " – начисление НДФЛ и со знаком "минус " – удержание НДФЛ:

А теперь у нас изменились обстоятельства и выплату отпускных надо перенести на 01.06. Обычно бухгалтер поступит следующим образом: откроет документ начисление отпуска и поменяет дату выплаты дохода.

В этом случае ситуация в разделе 2 стала очень некрасивой:

Тут нас посещает замечательная идея, что надо изменить дату документа начисления отпуска:

Однако, честно вам признаюсь, что это никак не повлияло на заполнение раздела 2. Т.е. ситуация с "разбежавшимися" по разным блокам суммами не изменилась. Где же еще в этом документе "прячется" дата, влияющая на заполнение декларации. Все просто. Надо перейти на закладку Оплата и здесь есть еще одна дата получения дохода:

Изменив эту дату и перезаполнив 6-НДФЛ убедимся, что все в порядке с заполнением раздела 2:

А теперь рассмотрим этот же пример, при другой настройке расчета зарплаты, т.е. со снятым флажком При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный.

При такой настройке документ Начисление отпуска делает движение в регистре только по начислению НДФЛ:

А удержание делается документом Зарплата к выплате , и именно этот документ делает движение в регистре со знаком "минус ", т. е. фиксируется удержание налога:

Пока в программе все документы заполнены автоматически и последовательно. Поэтому в разделе 2 отпускные заполнены правильно:

А теперь поменяем в документе Начисление отпуска все даты, как в предыдущем случае.

Перезаполняем декларацию 6-НДФЛ и видим, что раздел все равно заполнен неверно. Даты в строках 100 и 110 различны:

Теперь нам остается только изменить дату документа выплаты отпуска. В отличие от программы редакции 3.1 в этом документе только одна дата и никаких пересчетов и обновлений НДФЛ тут нет.

Теперь остается только перезаполнить отчет 6-НДФЛ и убедиться, что ошибка устранена:

Вот и весь "секрет" дат отпускных в отчетности 6-НДФЛ. Конечно, многие из вас скажут: как все сложно и какая "непонятливая" программа. Но ведь на самом деле все эти проблемы возникли вследствие того, что после того как в программе были автоматически заполнены все документы мы начинаем их править ручками. Да еще и как правило задним числом. К сожалению, в этом случае для правильного заполнения 2 раздела придется немного "попотеть" и проанализировать все даты во всех исправляемых нами документах.

Надеюсь моя статья поможет вам справиться с одной из самых распространённых и самых неприятных ошибок отчетности 6-НДФЛ.

С вами была Виктория Буданова. Спасибо что Вы с нами. Успешных вам отчетных кампаний. Подписывайтесь на нашу рассылку, вступайте в группы в соц.сетях и будьте в курсе наших новостей.